Na vsebinoNa glavni meni

Pravilnik o upravljanju knjižnične zbirke

Na podlagi 15. člena Sklepa o ustanovitvi javnega zavoda Mestna knjižnica Ljubljana (UL RS št. 30/2008, 103/2008, 105/2008, 8/2015, 46/2018 ) sprejme direktorica Mestne knjižnice Ljubljana naslednji

PRAVILNIK O UPRAVLJANJU KNJIŽNIČNE ZBIRKE V MESTNI KNJIŽNICI LJUBLJANA

Vsebina
a) Namen dokumenta
b) Zakonska določila, standardi in strokovna priporočila
c) Opredelitev osnovnih terminov
1 SPLOŠNA IZHODIŠČA
a) Poslanstvo MKL
b) Vloga upravljanja knjižnične zbirke
c) Odgovornosti upravljanja knjižnične zbirke
2 RAZISKAVA ZUNANJEGA OKOLJA IN SEGMENTIRANJE UPORABNIKOV MKL
2.1 PRIDOBIVANJE PODATKOV
2.2 METODOLOGIJA PREGLEDA ZUNANJEGA OKOLJA IN SEGMENTIRANJA UPORABNIKOV
a) Nabor podatkov za potrebe urejanja knjižnične zbirke
b) Uporabniki
3 ANALIZA NOTRANJEGA OKOLJA
a) Knjižnična mreža in notranja organiziranost MKL
b) Orodja upravljanja knjižnične zbirke
4 IZBOR KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
4.1 SPLOŠNI KRITERIJI ZA IZBOR
4.2 IZBOR KNJIŽNIČNEGA GRADIVA GLEDE NA VRSTO UPORABNIKOV
4.3 IZBOR PO VRSTI IN OBLIKI GRADIVA
4.4 IZBOR GLEDE NA STOPNJO IZČRPNOSTI POSAMEZNEGA PODROČJA
4.5 OMEJITVE PRI IZGRADNJI ZBIRKE
5 PRIDOBIVANJE KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
a) Financiranje knjižnične zbirke
b) Izvajanje izbora in nakup knjižničnega gradiva
c) Obdelava knjižničnega gradiva
d) Inventarizacija
e) Zaščita gradiva in odprema v knjižnice
f) Kontrolni postopki
g) Darovi knjižničnega gradiva
h) Zamene knjižničnega gradiva
i) Obvezni izvod
6 DOSTOP DO KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
6.1 DOSTOPNOST IN IZPOSOJA GRADIVA V FIZIČNI IN DRUGIH OBLIKAH
a) Prosti pristop na podlagi sistema UDK (univerzalna decimalna klasifikacija)
b) Priročna zbirka referenčnega gradiva
c) Domoznanska zbirke za lokalne študije
d) Knjižnična zbirka Učnega centra Mestne knjižnice Ljubljana
e) Posebne zbirke
f) Dostop do gradiva za ranljive ciljne skupine oz. za uporabnike s posebnimi potrebami
g) Medoddelčna izposoja
h) Medknjižnična izposoja
i) Skladišča
j) Dostop do elektronskih virov
k) Dostop do elektronskih storitev
7.1 PRAVILA ZA IZLOČANJE IN ODPIS KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
a) Postopki izločanja in odpisa gradiva
b) Kriteriji za izločanje in odpis gradiva
c) Nadomeščanje odpisanega gradiva
d) Dokumentacija o odpisanem gradivu
e) Merjenje uspešnosti
a) Opredelitev
b) Namen in pričakovani učinki repozitorija
c) Kriteriji izbora za repozitorij
d) Odnos med odpisom in izborom za repozitorij
e) Postopek selekcije
f) Časovni intervali izvajanja selekcije
g) Urejenost repozitorija
a) Merjenje oziroma postavljanje kazalnikov
b) Določanje kriterijev
c) Zbiranje podatkov

UPRAVLJANJE KNJIŽNIČNE ZBIRKE MKL
a) Namen dokumenta
Mestna knjižnica Ljubljana (v nadaljevanju tudi MKL ali knjižnica) s tem dokumentom določa enotno politiko upravljanja knjižnične zbirke tako, da zagotavlja sistematično, transparentno in racionalno izgradnjo knjižnične zbirke v vseh enotah mreže MKL, z njim opredeljuje elemente svoje nabavne politike, omogoča pogoje za optimalen razvoj knjižnične zbirke in vzpostavlja mehanizme za spremljanje uspešnosti pri zadovoljevanju potreb lokalnega okolja in uporabnikov, ki jim je knjižnična zbirka namenjena.
b) Zakonska določila, standardi in strokovna priporočila
  • Zakon o knjižničarstvu (UL RS 87/2001, 96/2002 – ZUJIK in 92/15)
  • Zakon o obveznem izvodu publikacij (UL RS 69/2006, UL RS 86/2009)
  • Sklep o ustanovitvi javnega zavoda Mestna knjižnica Ljubljana (UL RS, št. 30/2008 s spremembami in dopolnitvami),
  • Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe (UL RS, št. 73/03, 70/08 in 80/12) ,
  • Pravilnik o načinu določanja skupnih stroškov osrednjih knjižnic, ki zagotavljajo knjižnično dejavnost v več občinah, in stroškov krajevnih knjižnic (UL 19/2003)
  • Pravilnik o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov publikacij (UL RS 90/2007)
  • Strokovna priporočila in standardi za splošne knjižnice 2018–2028 (Nacionalni svet za knjižnično dejavnost. 2018)
  • Uredba o osnovnih storitvah knjižnic (UL RS 29/2003)
  • Navodilo za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (NUK 31. 1. 2013)
  • Guidelines for a Collection development policy (IFLA, 2001)
  • Key Issues for E-Resource Collection Development: A Guide for Libraries (2012)
    https://repository.ifla.org/bitstream/123456789/194/1/electronic-resource-guide-en.pdf
  • Guidelines for Audiovisual and Multimedia Collection Management in Libraries (2017)
    https://repository.ifla.org/handle/123456789/1759
  • Gifts for the Collections: Guidelines for Libraries (2019 Extended Edition)
    https://repository.ifla.org/handle/123456789/629
  • Competency Guidelines for Rare Books and Special Collections Professionals (2020)
    https://repository.ifla.org/handle/123456789/1382
c) Opredelitev osnovnih terminov
UPRAVLJANJE KNJIŽNIČNE ZBIRKE označuje ravnanja knjižnice, zlasti v zvezi z izvajanjem nabavne politike ter procese načrtovanja, vodenja, organiziranja, nadzora in izgradnje knjižnične zbirke.
KNJIŽNIČNA ZBIRKA označuje sistematično in po strokovnih kriterijih urejeno knjižnično gradivo.
IZGRADNJA KNJIŽNIČNE ZBIRKE označuje načrtovane procese pridobivanja in izločanja knjižničnega gradiva, katerega cilj je učinkovita in kakovostna knjižnična zbirka, ki tudi v daljšem časovnem obdobju zagotavlja dostopnost raznovrstnega knjižničnega gradiva po potrebah uporabnikov v mreži MKL.
NABAVNA POLITIKA označuje kriterije in pravila o sistematičnem dopolnjevanju knjižnične zbirke zlasti glede na aktualno založniško produkcijo, aktualno literarno in strokovno ustvarjalnost ter potrebe uporabnikov knjižnice.
NABAVA označuje aktivnosti, s katerimi knjižnica pridobi knjižnično gradivo (nakup, zamenjava, darovi, obvezni izvod), opravlja izbor, naročanje in prevzem knjižničnega gradiva.
OBDELAVA označuje procese in postopke, s katerimi pridobljeno knjižnično gradivo knjižnica uvrsti v knjižnični katalog, zagotovi razvidnost razpoložljivega knjižničnega gradiva in omogoči njegovo uporabo v mreži MKL.
PRIRAST je letni dotok knjižničnega gradiva za dopolnjevanje knjižnične zbirke.
IZLOČANJE KNJIŽNIČNEGA GRADIVA je umik in odstranitev gradiva iz knjižnične uporabe zaradi zastarelosti, obrabe, poškodb ipd.
ODPIS je izbris knjižnčnega gradiva iz knjižničnih evidenc zaradi izločanja.
REPOZITORIJ MKL je trajna hramba zadnjega izvoda relevantnega knjižničnega gradiva, ki bi sicer bilo odpisano.

1 SPLOŠNA IZHODIŠČA

a) Poslanstvo MKL
Mestna knjižnica Ljubljana je splošna knjižnica Ljubljane, glavnega mesta Republike Slovenije, namenjena prebivalcem Ljubljane in okolice ter širše vsem domačim in tujim obiskovalcem v fizični in virtualni obliki.
Je osrednja območna knjižnica za osrednjeslovensko regijo, ki s strokovnim znanjem svojih zaposlenih ter oblikovanjem novih tehničnih rešitev in storitev za ciljne skupine uporabnikov vidno prispeva k razvoju slovenskih splošnih knjižnic.
Sodeluje in se povezuje v partnerstva na lokalni, nacionalni in mednarodni ravni. Kot članica mednarodnih združenj in udeleženka v mednarodnih projektih skrbi za prepoznavnost domače stroke v mednarodnem merilu.
Svoje poslanstvo uresničuje z razvijanjem bralne kulture in vseh oblik pismenosti, zbira, obdeluje, predstavlja in izposoja večino slovenske knjižne produkcije ter dolgoročno hrani domoznansko gradivo o Ljubljani in njeni širši okolici.
Spodbuja vključevanje prebivalcev v procese vseživljenjskega učenja, z oblikovanjem posebnih storitev skrbi za vključenost ranljivih skupin prebivalstva.
Kot fizična in virtualna knjižnica predstavlja prostor sproščenega druženja, odprt, povezovalen in ustvarjalen tretji prostor za vse uporabnike.
S spodbudnim delovnim okoljem in permanentnim izobraževanjem zaposlenih zagotavlja, da ti s svojim znanjem omogočajo uresničevanje zastavljenih nalog.
Sledi viziji, da ostaja vodilna splošna knjižnica v Republiki Sloveniji, da utrjuje položaj ene najbolj zanimivih javnih knjižnic v mednarodnem prostoru in da z uvajanjem drznih in inovativnih praks na področju kulture in izobraževanja izboljšuje družbeni položaj prebivalcev Ljubljane oz. celotne Republike Slovenije in krepi mednarodno prepoznavnost slovenskih knjižnic.
b) Vloga upravljanja knjižnične zbirke
MKL se s knjižnično zbirko odziva na potrebe uporabnikov knjižnice, zlasti zelo raznolike potrebe lokalne skupnosti, ji nudi kulturno bogatitev, spodbuja vseživljenjsko učenje in kakovostne prostočasne aktivnosti. V sodelovanju s svojimi uporabniki in lokalno skupnostjo ter v skladu s sodobnimi strokovnimi izhodišči knjižnica razvija storitve, ki jih uporabniki potrebujejo pri delu, učenju, raziskovanju ali v prostem času. V ta namen izvaja izbiranje, vrednotenje, organiziranje in posredovanje kvalitetnih vsebin ter informacijskih virov, pomembnih za lokalno skupnost ter dostopnih na splošno uveljavljenih nosilcih.
Upravljanje knjižnične zbirke je orodje za vodenje in organizacijo teh procesov, s čimer knjižnica zagotavlja njen dolgoročen razvoj ter aktualnost in sledi svojemu poslanstvu.
Upravljanje knjižnične zbirke zagotavlja načrtno pridobivanje novega gradiva za dopolnjevanje in ustrezen obseg knjižnične zbirke ter zagotavljanja pestrosti vsebin.
Ustrezno upravljanje zagotavlja ohranjanje lokalne kulturne dediščine in omogoča njeno dostopnost tudi za prihodnje generacije.
Ustrezno upravljanje zagotavlja kakovostno strokovno obdelavo gradiva za učinkovit vir informacij o zbirki in njeni uporabi.
Upravljanje zagotavlja nadzor nad učinkovitostjo knjižnične zbirke in narekuje ustrezne ukrepe za ohranjanje njene aktualnosti.
Upravljanje zbirke zagotavlja prilagodljivost in odzivnost zbirke na razvoj okolja, v katerem deluje knjižnica. Svoje odzive knjižnica opredeli s prioritetami pri izgradnji zbirke v tekočem strateškem načrtu in letnih programih dela, uspešnost izvajanja prioritet pa preverja v letnih poročilih.
Upravljanje zbirke tako odraža odgovornost, ki jo ima knjižnica do ustanovitelja, pogodbenih partnerjev, svojih uporabnikov in do družbe kot celote.
d) Odgovornosti upravljanja knjižnične zbirke
  • Za upravljanje knjižnične zbirke je odgovorna MKL, katero zastopa direktor.
  • Direktor v okviru odgovornosti za uspešno poslovanje in razvoj knjižnične dejavnosti potrjuje pravila in organizacijo upravljanja knjižnične zbirke ter nabavne politike knjižnice, potrjuje letni vsebinski in finančni načrt pridobivanja knjižničnega gradiva in informacijskih virov, po sistematizaciji delovnih mest določi odgovorno osebo za pridobivanje knjižničnega gradiva in imenuje komisijo za odpis knjižničnega gradiva.
  • Pomočnik direktorja za strokovno delo zagotavlja umeščenost upravljanja knjižnične zbirke in nabavne politike v strateške in druge razvojne dokumente MKL.
  • Odgovornost za oblikovanje nabavne politike in upravljanja knjižnične zbirke direktor prenese na vodje pristojnih služb za izvajanje dejavnosti, ki so ključne za upravljanje knjižnične zbirke:
  • Strokovni kolegij MKL: obravnava predloge upravljanja knjižnične zbirke in usmeritve nabavne politike ter predloge za njihovo spremembo, skrbi za homogen razvoj knjižnične zbirke v celotni mreži.
  • Služba za razvoj: organizira analizo okolja knjižnice in kazalnikov knjižničnega poslovanja, ki se nanašajo na uporabo ali ponudbo knjižnične zbirke in opozarja na rezultate, ki vplivajo na oblikovanje knjižnične zbirke.
  • Odgovornost za oblikovanje zbirk v posameznih knjižnicah mestnih območij nosijo vodje knjižnic mestnih območij v sodelovanju z vodji posameznih krajevnih knjižnic. Vodje knjižnic mestnih območij skladno s celovitostjo knjižnične zbirke vse knjižnične mreže, finančnimi možnostmi in tem dokumentom oblikujejo nabavno politiko knjižnice mestnega območja in upravljajo njeno knjižnično zbirko.
  • Odgovornost za izbor knjižničnega gradiva nosi Služba za pridobivanje in bibliografsko obdelavo knjižničnega gradiva (v nadaljevanju SPOK) v sodelovanju s skrbniki posebnih knjižničnih zbirk ali tematskih skupin knjižnične zbirke v enotah knjižnične mreže. SPOK obenem odgovarja za smotrno porabo planiranih letnih sredstev za nakup knjižničnega gradiva in informacijskih virov, kar je pojasnjeno tudi v točki Izvajanje izbora in nakup knjižničnega gradiva.

2 RAZISKAVA ZUNANJEGA OKOLJA IN SEGMENTIRANJE UPORABNIKOV MKL

V okviru upravljanja knjižnične zbirke sta izgradnja knjižnične zbirke in njeno vrednotenje najbolj povezani z analizo uporabnikov knjižnice in raziskavo lokalnega okolja, v katerem deluje knjižnica.
Pri opisu zunanjega okolja je potrebno upoštevati, da MKL:

  • izvaja knjižnično dejavnost kot javno službo na območju MOL, ki je obenem glavno mesto države;
  • po pogodbi izvaja knjižnično dejavnost kot javno službo za primestne občine izven MOL;
  • izvaja naloge osrednje območne knjižnice za osrednjeslovensko knjižnično regijo.

Glede na raznolikost lokalnih okolij, v katerih delujejo knjižnice mestnih območij in krajevne knjižnice, ni smiselno izdelati enovite analize okolja za celotno mrežo MKL, ampak se izdelujejo analize za posamezno knjižnico mestnega območja ali za posamezno krajevno knjižnico. Prav tako MKL izvaja knjižnično dejavnost v širšem okolju, saj omogoča uporabnikom, da se lahko včlanijo v knjižnico in uporabljajo nekatere njene storitve na daljavo.
V tem dokumentu je podana metodologija zajemanja in zbiranja podatkov, ki so pomembni za oblikovanje knjižnične zbirke. Opis in analiza okolja posamezne knjižnice mestnega območja, krajevne knjižnice in postajališč potujoče knjižnice sta narejena na osnovi predlagane metodologije.

2.1 Pridobivanje podatkov

Glavni viri za pridobivanje podatkov so:

Nekateri podatki, ki bi jih morali upoštevati za potrebe izgradnje knjižnične zbirke, tudi na ravni MOL niso dostopni. Sem sodijo podatki, kot so:

  • število oz. delež brezposelnih po četrtnih skupnostih,
  • dnevne migracije med četrtnimi skupnostmi,
  • socialni status prebivalcev po četrtnih skupnostih,
  • število tujcev v četrtnih skupnostih.

2.2 Metodologija pregleda zunanjega okolja in segmentiranja uporabnikov

a) Nabor podatkov za potrebe urejanja knjižnične zbirke

Zunanje okolje MKL je razdeljeno na sedem področij: geografsko okolje, demografsko okolje, gospodarsko okolje, družbeno – kulturno okolje, tehnološko okolje, naravno okolje in politično – pravno okolje.
Za vsako področje so zajeti značilni podatki. Za potrebe nabavne politike MKL upošteva:

  • geografsko okolje,
  • demografsko okolje ,
  • gospodarsko okolje in
  • družbeno – kulturno okolje.

S teh vidikov zbira spodaj navedene podatke z opredeljeno frekvenco zbiranja:

  • Geografsko okolje
Element Nivo Frekvenca Vir
površina Občine, ČS 5 let Spletne strani občin
število prebivalcev Občine, ČS letno SI-Stat podatkovni portal, ČS na zahtevo pri SURS
gostota prebivalcev Občine, ČS letno izračun
  • Demografsko okolje
Element Nivo Frekvenca Vir
starost, velikost starostnih skupin Občine, ČS letno SI-Stat podatkovni portal, ČS na zahtevo pri SURS
spremljanje deleža starostnih skupin Občine, ČS letno izračun
spol Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, ČS na zahtevo
etnične skupine Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal – selitveni prirast iz tujine1
migracije med občinami Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal – Delovno aktivno prebivalstvo po občinah prebivališča in občinah delovnega mesta
  • Gospodarsko okolje
Element Nivo Frekvenca Vir
socialni status prebivalcev (povprečne plače po dejavnostih) Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal
število brezposelnih Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal
  • Družbeno-kulturno okolje

knjižnice predstavljajo vzgojno izobraževalne, kulturne, socialne, športne in druge organizacije in storitve v okolju2

Element Nivo Frekvenca Vir
Vrtci – število enot in število varovancev Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
OŠ – število enot in število učencev Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
SŠ – število šol in število dijakov Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Glasbene šole – število šol in število učencev Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Univerza Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Zasebne visoke šole Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Študentski in dijaški domovi Občine 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin
Domovi za starejše Občine, ČS 3 leta SI-Stat podatkovni portal, spletne strani občin

Raziskava zunanjega okolja, ki jo opravlja Služba za razvoj, služi knjižnici za analizo lokalnega okolja in vključevanje ugotovitev analize zunanjega okolja v oblikovanje knjižnične zbirke.

Za potrebe oblikovanja domoznanske zbirke se uporablja integralna verzija raziskave zunanjega okolja za mrežo knjižnic MKL.

b) Uporabniki
Za boljše poznavanje uporabnikov in članov knjižnica uporablja segmentiranje kot analitični proces, v katerem poskuša razdružiti celotno populacijo v manjše homogene skupine za zadovoljevanje prepoznanih značilnih potreb ter ciljno naravnane anketne vprašalnike.

  • Segmentiranje na demografskih osnovah
Element Nivo Frekvenca Vir
Spreminjanje starostne strukture aktivnih članov Primerjava deležev med prebivalstvom in aktivnimi člani (občine, ČS) letno SI-Stat portal, Cobiss Izpisi
Spreminjanje starostne strukture obiskovalcev knjižnice Primerjava deležev med prebivalstvom in aktivnimi člani (občine, ČS) letno SI-Stat portal, Cobiss Izpisi
  • Segmentiranje na vedenjskih osnovah

Za segmentiranje na vedenjskih osnovah se uporablja raziskava navad uporabnikov, in sicer anketa na vsakih 5 let, ki zajema:

  • osebnostne značilnosti;
  • navade uporabnikov;
  • življenjski slog uporabnikov;
  • ciljne skupine uporabnikov;
  • aktivnosti skupin uporabnikov;
  • interese uporabnikov;
  • mnenja uporabnikov;
  • izobrazbo uporabnikov.
  • Segmentiranje na osnovi uporabe knjižničnih storitev in še posebej knjižnične zbirke

Članstvo: novo vpisani in aktivni

Element Nivo Frekvenca Vir
Aktivni člani po kategorijah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Aktivni člani po občinah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Novi člani po kategorijah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Novi člani po občinah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi

Obisk:

Element Nivo Frekvenca Vir
Obisk po kategorijah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Obisk po občinah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi
Obisk po starostnih skupinah Krajevne knjižnice, MKL letno COBISS Izpisi

Predlagani parametri (glede na ISO 2789): izposoja na dom in različni načini izposoj, izposoja v knjižnici, rezervacije.

3 ANALIZA NOTRANJEGA OKOLJA

Notranje okolje MKL vpliva na izgradnjo, upravljanje in vrednotenje knjižničnih zbirk z naslednjimi sestavinami:

a) Knjižnična mreža in notranja organiziranost MKL

Današnja knjižnična mreža MKL je nastala v daljšem časovnem obdobju z dinamiko ustanavljanja, povezovanja in razdruževanja knjižnic, ki jih je leta 2008 Mestna občina Ljubljana združila v en javni zavod, Mestno knjižnico Ljubljana.
S tem je v slovenskem prostoru nastala največja splošna knjižnica, ki po velikosti in strukturiranosti izrazito presega druge splošne knjižnice v slovenskem knjižničnem sistemu:

  • velikost knjižnične zbirke okrog 1,8 mio enot,
  • več kot 200 zaposlenih,
  • 20 knjižnic v MOL (pet knjižnic mestnih območij s 15 krajevnimi knjižnicami) in 14 krajevnih knjižnic v osmih občinah pogodbenih partnericah, specialna knjižnica ter 48 postajališč Potujoče knjižnice ter Trubarjeva hiša literature,
  • 15 krajevnih knjižnic na področju MOL in 14 krajevnih knjižnic na področju osmih ljubljanskih primestnih občin,
  • 48 postajališč Potujoče knjižnice.

Na knjižnično zbirko vplivajo pogoji delovanja posameznih enot knjižnične mreže, zlasti knjižnični prostor, odprtost knjižnice in zaposleni v knjižnicah.

Notranja organiziranost

Knjižnica vzpostavlja namenske službe za učinkovito upravljanje knjižnične zbirke in njeno organizacijo glede na namen njene uporabe. V MKL te naloge opravljajo:

  • Služba za pridobivanje in bibliografsko obdelavo knjižničnega gradiva (SPOK)

SPOK opravlja izbor, obdelavo in opremo prirasta, s katerim knjižnica v okviru letnega načrta dopolnjuje knjižnično zbirko za celotno mrežo MKL. Delovni proces se odvija v treh fazah:
– pridobivanje gradiva,
– bibliografska obdelava gradiva,
– tehnična oprema in zaščita gradiva.

  • Slovanska knjižnica – center za domoznanstvo

Slovanska knjižnica opravlja domoznanske naloge in izvaja dejavnost t.i. specialne knjižnice. V tem okviru skrbi za prirast ter ohranjanje domoznanskega gradiva in zahtevnejšega gradiva humanističnih ved ter je hkrati tudi skrbnik repozitorija MKL.

  • Pionirska – center za mladinsko književnost in knjižničarstvo

MKL Pionirska je kompetenčni center za diseminacijo rezultatov strokovnega in raziskovalnega dela na področju mladinskega knjižničarstva in promocije branja v slovenskem prostoru in mednarodnimi aktivnostmi.
Gradi arhiv slovenske mladinske književnosti in študijsko zbirko mladinskega knjižničarstva.
Sodeluje pri izboru kakovostnega knjižnega gradiva in bistveno oblikuje knjižnično ponudbo gradiva za otroke in mlade v MKL, s Knjigometrom in Priročnikom za branje kakovostnih mladinskih knjiga pa o tem informira tudi ostale slovenske knjižnice.

  • Učni center MKL

Učni center je kompetenčni center za strokovno izpopolnjevanje in izobraževanje za slovenske knjižničarje, študente bibliotekarstva in drugih študijskih smeri ter širšo strokovno javnost.
Za izvajanje raziskovalno-razvojnega in strokovnega dela gradi posebno knjižnično zbirko s temeljno strokovno literaturo in podpornimi publikacijami. Vsebinsko pokriva širše področje bibliotekarstva in informacijske znanosti, izobraževanja, pedagogike, izobraževanja odraslih in vseživljenjskega učenja, izobraževanja posebnih družbenih skupin, menedžmenta, sodobnih tehnologijah in družbenih trendih, informatike in marketinga.
Knjižnična zbirka obsega tudi celotno slovensko strokovno knjižničarsko periodiko, vključno s serijskimi publikacijami mednarodnega združenja IFLA.

b) Orodja upravljanja knjižnične zbirke

MKL vzpostavlja namenske postopke in orodja za zagotavljaje rednega in tekočega upravljanje knjižnične zbirke:

NAMEN UDELEŽENCI DOKUMENT, ki dejavnost ureja
Spletna stran Upoštevanje želja uporabnikov in njihove sugestije pri izgradnji zbirke, informiranje uporabnikov o novostih in priporočilih za branje Uporabniki knjižničnih storitev, SPOK, delovna skupina za priporočanje gradiva Koncept spletne strani MKL
Intranet in skupni dokumenti informacijskega sistema MKL – Arhiv inventarnih knjig, letnega odpisa MKL in letnih statistik o stanju in uporabi zbirke.
– Dokumenti inventur knjižničnega gradiva
– Avtomatsko ažuriranje on-line seznama kakovostnih novosti za priporočila bralcem;
– Tedensko ažurirana kontrola gradiva v razvozu zaradi vračanja in naročanja gradiva v drugih enotah;
Zaposleni z namenskimi zadolžitvami pri upravljanju zbirke, SPOK Koncept intraneta in skupnih dokumentov informacijskega sistema
Preverjanje aktualnosti – statistika izposoje Prečiščevanje knjižnične zbirke Vodje enot, SPOK Pravilnik o upravljanju knjižnične zbirke
Izmenjava odpisanega gradiva Dopolnjevanje nacionalnega arhiva Pooblaščeni delavci, člani komisije, NUK Pravilnik o upravljanju knjižnične zbirke
Izvajanje inventur gradiva Urejanje in preverjanje knjižnične zbirke Pooblaščeni delavci, člani komisije Sklep o razporedu inventur v 5-letnih obdobjih.
Repozitorij Dolgoročna hramba zadnjega izločnega izvoda s trajno vrednostjo Člani ekspertne skupine iz OE, skrbnik repozitorija Dokument o delovanju repozitorija

4 IZBOR KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

Izgradnja kakovostne in učinkovite knjižnične zbirke je trajna naloga knjižnice za uspešno uresničevanje njenega poslanstva in vizije. Izbor knjižničnega gradiva je ključni postopek dopolnjevanja knjižnične zbirke, s katerim MKL skrbi za njeno tekoče vzdrževanje in nadgradnjo. Izbor knjižničnega gradiva določa aktualni strateški načrt, letni plan MKL in kriteriji za izbor (v nadaljevanju).
Knjižnica z izborom skrbi za ustrezno izčrpnost tematskih področij in ustrezen količinski nakup knjižničnega gradiva, s čimer odgovarja na potrebe prebivalcev na področjih izobraževanja, raziskovanja, kulture, informiranja, vseživljenjskega učenja, ter pri spodbujanju ustvarjalnosti in prostočasnih aktivnosti.
Na izbor knjižničnega gradiva vplivajo relevantne vsebinske in formalne značilnosti založniških izdaj, v nadaljevanju opredeljenih v splošnih in posebnih kriterijih. Kriteriji za izbor se uporabljajo za vse vrste pridobivanja knjižničnega gradiva, razen za obvezni izvod (nakup, dar, zamena…).

4.1 Splošni kriteriji za izbor

Knjižnica je pri izboru gradiva neodvisna in nepristranska: zagotavlja zastopanje različnih nazorov, upošteva pluralnost prepričanj in idej, različnosti in drugačnosti.
Pri izboru je pozorna, da gradivo ustreza starosti uporabnika, ki mu je namenjeno, upošteva kazalnik poglobljenosti posameznega področja, izbira gradivo, ki ima trajno sporočilno, informativno in estetsko vrednost, prav tako pa se odloča za aktualne naslove.
Zaradi jezikovnih omejitev je osnovni vir izbora knjižničnega gradiva slovenski knjižni trg in izdajateljska produkcija, ki zagotavlja uporabo gradiva v slovenščini, za potrebe tujejezičnih uporabnikov in potrebe pridobivanja znanj tujih jezikov pa ustrezen obseg gradiva v tujih jezikih.

Oblike in vrste knjižničnega gradiva
Knjižnica izbira raznovrstno knjižnično gradivo v različnih oblikah in ustreznem številu, ki je objavljeno v tiskani, zvočni, slikovni, elektronski ali drugi obliki, npr. igrače za Igroteke, torej vse kar je v skladu z izborom po vrsti in obliki gradiva. Prav tako za domoznansko zbirko izbira rokopise in drugo neobjavljeno gradivo, kot so tipkopisi, elektronski zapisi in podobno, ki odražajo kulturno dediščino okolja.

Obseg knjižnične zbirke
MKL z izborom knjižničnega gradiva vzdržuje ustrezen obseg knjižnične zbirke po določbah Pravilnika o pogojih za izvajanje knjižnične javne službe (v nadaljevanju Pravilnik), ki določa obvezen minimalni obseg zbirke. Obseg knjižnične zbirke znaša najmanj 3,7 enote gradiva na prebivalca iz območja občin oz. v drugem obsegu, kot ga predpisuje Pravilnik. Zbirka je razporejena v mreži knjižnic MKL po določbah Pravilnika in pogojih notranjega okolja.

Letni prirast knjižničnega gradiva
Izbor knjižničnega gradiva poteka skladno z določili o letnem prirastu gradiva, ki ga določa Pravilnik, upoštevajoč veljavne standarde za splošne knjižnice in razpoložljiva javna finančna sredstva.
Knjižnica vsakoletni prirast opredeli v letnem načrtu.
Mestna knjižnica Ljubljana skrbi za ustrezen izbor gradiva tako, da letni prirast gradiva sestavlja 50 % do 60 % naslovov strokovnega in 40 % do 50 % naslovov leposlovnega gradiva na tiskanih in elektronskih medijih. Pri izboru gradiva upošteva potrebe odraslega prebivalstva ter otrok in mladine. Slednjim v okviru letnega prirasta nameni 25 % naslovov, če je gradivo dostopno na tržišču. Odstopanja od naštetih izhodišč so možna v primeru drugačnih razmerij v tekoči založniški produkciji oziroma iz drugih utemeljenih razlogov. Knjižnica, če je le mogoče, uvrsti v zbirko vsak relevanten naslov, ki izide v tekočem letu.
Knjižnica izbira publikacije in informacije javnega značaja, pomembne za lokalno skupnost, ter omogoča dostop do elektronskih publikacij javnih oblasti na svetovnem spletu.

Kriteriji za izbor knjižničnega gradiva izhajajo iz različnih pravno–formalnih, geografskih, družbenih, demografskih, kulturno-zgodovinskih in drugih izhodišč in jih upoštevamo znotraj naslednjih vidikov:

  • organizacijski vidik
  • zakonski vidik
  • geografski vidik
  • demografski vidik
  • finančni vidik
  • uporabniški vidik
  • vidik gradiva
  • knjigotrški vidik

Organizacijski vidik
Mestna knjižnica Ljubljana je splošna knjižnica, ki je organizirana kot osrednja knjižnica z mrežo krajevnih knjižnic, postajališč potujoče knjižnice ter premične zbirke. Knjižnica v skladu z zakonom opravlja tudi posebne naloge osrednje območne knjižnice.
Izbor knjižničnega gradiva je v knjižnični mreži prilagojen kategoriji organizacijske enote, kot to predpisuje Pravilnik). MKL ima naslednjo organizacijsko mrežo pod tem vidikom:
– Organizacijska enota osrednja knjižnica:
Knjižnica Otona Župančiča
– Organizacijska enota krajevna knjižnica I:
Knjižnica Bežigrad, Knjižnica Jožeta Mazovca, Knjižnica Prežihov Voranc, Knjižnica Šiška, Slovanska knjižnica, Knjižnica Brezovica, Knjižnica Dobrova, Knjižnica Ig, Knjižnica Jurij Vega Dol pri Ljubljani, Knjižnica Horjul, Knjižnica Škofljica, Knjižnica Frana Levstika, Knjižnica Vodice, Knjižnica Čruče, Knjižnica dr. France Škerl, Knjižnica Fužine, Knjižnica Grba, Knjižnica Gameljne, Knjižnica Glinškova ploščad, Knjižnica Jarše, Knjižnica Polje, Knjižnica Rudnik, Knjižnica Savsko naselje, Knjižnica Šentvid, Knjižnica Zalog, Potujoča knjižnica
– Organizacijska enota krajevna knjižnica II:
Knjižnica Zadvor; Knjižnica N. Poljane, Knjižnica Poljane, Knjižnica Podpeč, Knjižnica Notranje Gorice.
– Premične zbirke: Knjižnica Rakitna, Knjižnica Polhov Gradec, Knjižnica Šentjošt, Knjižnica Rob

Zakonski vidik
Pri izboru gradiva MKL upošteva veljavne predpise, standarde, navodila in priporočila, vključno z Zakonom o knjižničarstvu, pravilnikom ki določa pogoje za izvajanje knjižnične javne službe, Pravilnikom o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov publikacij, Zakonom o obveznem izvodu publikacij, Strokovnimi priporočili in standardi za splošne knjižnice.

Geografski vidik
MKL je splošna knjižnica v glavnem mestu Republike Slovenije, zato je njena funkcija povezana z vlogo prestolnice, čemur je prilagojen tudi izbor gradiva. Na izbor gradiva vpliva položaj MKL kot osrednje območne knjižnice za osrednjeslovensko regijo.
Organizacijske enote MKL z mrežo knjižnic primestnih občin in bibliobusa se nahajajo na geografsko raznolikem območju. V mreži so knjižnice iz mestnega, primestnega in ruralnega okolja, ki so tudi različno oddaljene od večjih središč. Pri izboru se upošteva razvitost kraja, v katerem se nahaja knjižnica, prometne povezave z večjimi središči, dnevne migracije prebivalcev, število vzgojno-izobraževalnih in kulturnih ustanov in kulturno-zgodovinsko izročilo kraja ali občine.

Demografski vidik
MKL prilagaja izbor gradiva demografski sestavi prebivalstva, s čimer zagotavlja učinkovito zbirko za različne ciljne skupine prebivalstva. Izbor prilagaja starostni in izobrazbeni strukturi prebivalstva. Izbor prilagaja demografskim spremembam in upošteva potencialne uporabnike knjižnične zbirke, kar knjižnica letno preverja iz uradno objavljenih statističnih poročil, z lastnimi merjenjenji in anketami, npr. o zadovoljstvu uporabnikov, izobraževalnih potrebah, uporabi e-virov itd.

Finančni vidik
Največji delež gradiva MKL pridobi z nakupom. Strokovni normativi posredno nakazujejo obseg letnega financiranja za doseganje minimalnega prirasta, ki še zagotavlja ustrezno dopolnjevanje in s tem izgradnjo knjižnične zbirke.
Financer nakupa knjižničnega gradiva je 9 občin: ustanoviteljica Mestna občina Ljubljana, in pogodbene občine Brezovica, Dobrova-Polhov Gradec, Dol pri Ljubljani, Horjul, Ig, Škofljica, Velike Lašče, Vodice, dodatno še Medvode za dejavnost Potujoče knjižnica.
Sofinancer knjižničnega gradiva je na podlagi vsakoletnega poziva splošnim knjižnicam tudi Ministrstvo za kulturo.
Za nakup gradiva knjižnica nameni del lastnih sredstev po letnem planu.
Na izbor knjižničnega gradiva vpliva cena gradiva. Knjižnica pri odločanju za nakup pretehta vrednost gradiva za zbirko glede na tržno ceno in se v primeru izdaje z visoko ceno in nizko dodano vrednostjo običajno ne odloči za nakup gradiva.

Vidik gradiva
MKL izbira ažurno, aktualno in kakovostno gradivo. Knjižnica pri izbiri preuči aktualnost gradiva, nove informacije, ki jih gradivo prinaša glede na gradivo, ki ga že ima v svoji knjižnični zbirki. Preden gradivo uvrsti v knjižnično zbirko, preveri tudi ažurnost informacij. Gradiva z zastarelimi ali neažuriranimi podatki ne uvršča v zbirko. Izjema je domoznanska zbirka, v okviru katere so »zastarele« informacije eden od principov ohranjanja lokalne dediščine.
V zbirko vključuje gradivo, ki ima jasno, pregledno in logično razporejeno vsebino in je, odvisno od vrste gradiva, opremljeno z ustreznimi bibliografijami, kazali, opombami in drugimi dodatki, ki povečujejo uporabnost gradiva. Na izbor vplivajo vrsta, oblika in jezik gradiva ter stopnja izčrpnosti posameznega strokovnega področja oziroma kakovost leposlovnega dela.

Vidik avtorja
Kriterij za izbor gradiva je uveljavljenost in sloves avtorja, njegova aktualnost, reference in priljubljenost med uporabniki ter njegova vloga v lokalnem okolju (Tomaž M. 1. 9.).

Vidik založnika, urednika, producenta
Na podlagi uveljavljenosti in kakovosti založnika, urednika ali producenta se knjižnica odloči tudi za izbor večjega ali manjšega števila izvodov gradiva oziroma gradiva ne uvrsti v svojo knjižnično zbirko.

Knjigotrški vidik
MKL pri izboru gradiva ob nakupu ravna gospodarno, zato izbira gradivo pri knjigotržcih, ki nudijo večje paketne popuste in druge ugodnosti, kot je opisano v poglavju o Izvajanju izbora in nakupu knjižničnega gradiva.

Uporabniški vidik
Knjižnica pri izboru sledi viziji knjižnice, ki želi zgraditi kakovostno in učinkovito knjižnično zbirko, hkrati pa upošteva želje uporabnikov in specifičnost okolja.
Željam uporabnikov in povpraševanju po posameznih naslovih knjižnica zadosti znotraj kriterijev za izbor gradiva. Knjižnica skrbi, da imajo vsi uporabniki dostop do različnih informacij in do vseh vrst znanj, zato za vsako knjižnico izbira gradivo z različnih področij človekovega delovanja in z različno stopnjo informativnosti, zahtevnosti in izčrpnosti.
Izbor gradiva se prilagaja strukturi prebivalcev v lokalnem okolju posamezne knjižnice v mreži MKL. Tako knjižnica v okolju npr. s pretežno starejšo populacijo gradi deloma drugačno zbirko kot v okolju, kjer prevladujejo mlade družine. S spremljanjem strukture prebivalstva se lahko oblikujejo tudi posebne knjižnične zbirke, zbirke za ljudi s posebnimi potrebami in druge posebne zbirke.

4.2 Izbor knjižničnega gradiva glede na vrsto uporabnikov

MKL pri izboru gradiva upošteva zakon in izvaja knjižnično dejavnost za prebivalstvo v svojem okolju ter zagotavlja storitve za ciljne skupine prebivalcev. Knjižnična zbirka se oblikuje z upoštevanjem obstoječih in potencialnih uporabnikov (posamezniki in ciljne skupine).

Pri izboru gradiva glede na vrsto uporabnikov upoštevamo naslednje kriterije:

  • starost uporabnikov,
  • interes uporabnikov,
  • prisotnost uporabnikov s posebnimi potrebami v okolju knjižnice (slepi in slabovidni, gluhi in naglušni, gibalno ovirani, ljudje z motnjami v duševnem razvoju),
  • prisotnost ranljivih skupin uporabnikov v okolju knjižnice (brezposelni, mladi brez poklica in osipniki, starejši in starostniki, migranti in begunci, pripadniki depriviligiranih etničnih skupnosti, brezdomci, zaporniki…).

Glede na starost uporabnikov MKL gradi tri osnovne zbirke gradiva:

  • za otroke
  • za mladostnike
  • za odrasle.

4.3 Izbor po vrsti in obliki gradiva

Knjižnična zaloga zajema naslednje vrste gradiva:

  • tiskano gradivo:
    • knjige, serijske publikacije in druge kontinuirane vire, muzikalije, kartografsko gradivo;
  • netiskano gradivo:
    • analogno: gramofonske plošče;
    • digitalno: CD (standardni, MP3 zapis), DVD, BD;
    • elektronsko: distribuirano na fizičnih nosilcih (CD-ROM, DVD-ROM, BD-ROM) in elektronske publikacije, dostopne na računalniških omrežjih ali na svetovnem spletu;
  • gradivo, ki je kombinacija vrst zapisov iz zgornjih alinej;
  • predmete: igrače, didaktične pripomočke;
  • polpublikacije in drobni tisk za potrebe domoznanske zbirke;
  • rokopise in prvotiske v okviru posebnih knjižničnih zbirk.

Glede na obliko iz zgornje tipologije knjižna zbirka MKL zajema naslednje knjižnično gradivo:
knjige (z mehko in trdo vezavo), učbenike, časnike, časopise, podatkovne zbirke z neposrednim dostopom, podatkovne zbirke na zgoščenkah, zvočne knjige, elektronske knjige, kartografsko gradivo, rokopise, redke knjige, glasbeni tisk.

Kriteriji za izbor knjig
Knjižnica se pogosteje odloči za izbor kakovostno vezanih knjig, broširane ali mehko vezane publikacije izbira v manjšem številu izvodov ali pa se zanje ne odloči. Knjižnica izbira besedila, ki so berljiva, logična, sistematična.
Na izbor vpliva tudi kakovost tiska.
Kriteriji za izbor serijskih publikacij
Pri izboru serijskih publikacij knjižnica upošteva vsebinsko celovitost knjižnične zbirke in aktualnost informacij v periodičnih publikacijah, želje uporabnikov in povpraševanje po gradivu, pri čemer upošteva kazalnik poglobljenosti zbirke posameznega področja. Za naročilo serijske publikacije se knjižnica odloči tudi na podlagi primerne cene in drugih morebitnih ugodnosti, ki jih prinaša naročilo (npr. možnost vzporednega elektronskega dostopa do publikacije), kakovosti, informacij, ki jih prinaša publikacija glede na druge vrste knjižničnega gradiva. V zbirko ne vključuje serijskih publikacij, za katere ugotovi, da niso stabilne (ki zaradi slabe finančne ali uredniške politike ne izdajo vseh številk, letnikov …), in posameznih številk serijskih publikacij, ki jih ne prejema kontinuirano več let zapovrstjo (npr. posamezno številko, ki jo dobimo v obliki daru). Izjema je domoznansko gradivo (T. Miško 1. 9).
Kriteriji za izbor neknjižnega gradiva
Knjižnica zbirko gradi tudi z neknjižnim gradivom, ki uporabnikom omogoča uporabo vsebin v drugačni obliki, kot je to pri tiskanem gradivu ali v tiskani obliki niso možni.
Prednost pri tem ima digitalno in elektronsko gradivo za vse starostne skupine. Analogno le, če je neločljivo povezano z monografsko publikacijo ali je pomemben dokument za domoznansko ali drugo posebno knjižnično zbirko.
Neknjižno gradivo na nosilcih, ki se na novo pojavijo na tržišču, knjižnica na začetku izbira v manjšem številu in preverja splošno uporabnost takega gradiva ter njegovo obstojnost na tržišču.
Kriteriji za izbor elektronskih virov
Zaradi treh prednosti, ki jih imajo elektronski viri pred fizičnim gradivom – dostopnost na daljavo, zanemarljiva obraba in bistveno manjše prostorske potrebe za hrambo, knjižnica v pri izgradnji knjižnične zbirke posveča elektronskim virom posebno pozornost.
Prav tako ima izbor elektronskega vira prednost, kadar ta prinaša podatke, ki jih ni mogoče pridobiti v drugih publikacijah, so ti podatki zaradi lažjega ažuriranja natančnejši od tiskanih objav ipd.
Pri tem knjižnica preveri, ali je iskanje informacij uporabniku prijazno. Prednost pri izboru imajo viri, ki omogočajo povezavo s knjižničnim katalogom. Pri izboru se upošteva predvsem uporabnost gradiva z dostopom na daljavo.
Če je možno, se vključuje v konzorcijske nabave.
Kriteriji za izbor za digitalno zbirko
Knjižnica v digitalno zbirko uvršča gradivo za potrebe domoznanske zbirke. V digitalni obliki hrani časopisne članke, rokopise, publikacije, pri katerih so avtorju potekle avtorske pravice. Pred digitalizacijo gradiva odgovorni skrbno preveri vrednost gradiva za zbirko in tržno ceno gradiva.
Kriteriji za izbor dvojnic – več izvodov na različnih nosilcih
Knjižnica se odloči za izbor istega gradiva na različnih nosilcih informacij, kadar drugi nosilec prinaša dodatne možnosti dostopa, uporabe in hranjenja. Zlasti pa v primeru, če so podatki na drugem nosilcu sodobnejši ali dopolnjeni; če prejšnji nosilec zgineva iz uporabe; če drugi nosilec nudi dodatne možnosti uporabe uporabnikom s posebnimi potrebami; če je drugi nosilec cenovno ugoden in primeren za uporabo večjemu številu uporabnikov.

4.4 Izbor glede na stopnjo izčrpnosti posameznega področja

Knjižnična zbirka zajema strokovno gradivo in leposlovje.

Leposlovje
Knjižnica v knjižnično zbirko vključuje vse aktualno slovensko izvirno leposlovje in vse prevodno leposlovje, ki ustreza prej naštetim kriterijem.

Knjižnica v svojo zbirko vključuje leposlovje v tujih jezikih, pri čemer imajo zaradi pogostosti uporabe oziroma bližine prednost našteti evropski jeziki: leposlovje v angleškem, nemškem, francoskem, italijanskem, španskem, ruskem, hrvaškem, srbskem in bosanskem jeziku in dopušča možnost vključitve novih jezikov.
Knjižnica izbira gradivo, ki je nagrajeno, najbolj brano, leposlovje uveljavljenih in priznanih avtorjev ali je kako drugače zanimivo za knjižnično zbirko.

Slovanska knjižnica v zbirko vključuje leposlovje v različnih slovanskih jezikih in po tradiciji nadaljuje s posebno knjižnično zbirko prevodov pomembnih domačih leposlovnih del v tuje jezike.

Strokovno gradivo
Poleg splošnih kriterijev za izbor vpliva na izbor strokovnega gradiva stopnja zahtevnosti vsebine za doseganje ustrezne izčrpnosti posameznega vsebinskega področja, ki ga knjižnična zbirka strokovnega gradiva zajema. Prikazana je s šestimi kazalniki poglobljenosti zbirke v stopnjah od 0 do 5.

0 Gradivo z neustrezno in premajhno stopnjo zahtevnosti
1 Gradivo z minimalno stopnjo podatkov
2 Gradivo z osnovno stopnjo podatkov
3 Gradivo za študijske namene
4 Gradivo za raziskovalne namene
5 Specialne in znanstvene izdaje ozkih tematskih področij

Knjižnica pri izboru z nekaterimi izjemami izloča gradivo iz stopenj 0, 4 in 5. V knjižnično zbirko uvršča gradivo, ki ustreza stopnjam 1 do 3, večinoma znotraj druge in tretje stopnje poglobljenosti. Izjema so posebne knjižnične zbirke in zbirka Slovanske knjižnice, v katere uvrščamo tudi gradivo iz četrte in pete stopnje zahtevnosti.

4.5 Omejitve pri izgradnji zbirke

Vsebinske omejitve
Knjižnica ne izbira gradiva, ki ne zadostuje kriterijem kakovosti ali ni v okvirih parametrov poglobljenosti zbirke. Prav tako ne izbira nelogično napisanega ali urejenega gradiva, gradiva, ki je po strokovnih merilih etično sporno ali ki uporabnike zavaja z napačnimi informacijami.

Časovne omejitve in geografske omejitve
Knjižnica ne izbira starejšega gradiva, razen če na trgu ni novejšega gradiva, ki pokriva določeno področje človekovega delovanja. Pri tem je izjema Slovanska knjižnica, ki izbira tudi starejše in rokopisno gradivo.

Jezikovne omejitve
Knjižnica v strokovnih skupinah praviloma ne izbira gradiva, ki ni dostopno v slovenskem in/ali angleškem jeziku, lahko tudi v nemškem ali francoskem jeziku ali v jeziku nekaterih držav nekdanje Jugoslavije (hrvaškem, srbskem, bosanskem). Izjema je gradivo za učenje tujih jezikov in leposlovje v tujih jezikih ter gradivo, namenjeno potrebam Slovanske knjižnice ali gradivo posebnih knjižničnih zbirk, ki so namenjene uporabnikom drugih jezikov (etnične skupnosti, priseljenci …).

Pisava
V knjižnično zbirko uvrščamo gradivo, ki je napisano v latinici. Učbeniki, slovarji in drugi pripomočki za učenje tujih jezikov so lahko napisani tudi v drugih pisavah. Izjema je gradivo, namenjeno Slovanski knjižnici, ki je lahko tudi v cirilici.

Oblikovne omejitve
Knjižnica v zbirko načeloma ne vključuje delovnih zvezkov ali knjig, ki zahtevajo reševanje nalog, dopolnjevanje, risanje, barvanje. Enako velja za spiralno vezane publikacije ali nevezane publikacije, ki so hranjene v mapah, škatlah. Prav tako knjižnica v zbirko ne vključuje diplomskih, magistrskih ali doktorskih del, sinopsisov – polpublikacij, razen za potrebe domoznanske zbirke in zbirk s področja bibliotekarstva in področji delovanja kompetenčnih centrov MKL.

Na izbor vpliva velikost knjige: knjižnica ne izbira miniatur, knjig zelo velikih formatov knjig in knjig, ki imajo nepritrjene mehanske delce. Izjema je gradivo, ki ga uvrščamo v posebne knjižnične zbirke.

5 PRIDOBIVANJE KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

a) Financiranje knjižnične zbirke

Viri financiranja
Nakup knjižničnega gradiva knjižnici zagotavljajo z rednim financiranjem na podlagi letnega programa dela MKL:

  • Mestna občina Ljubljana (MOL) kot ustanovitelj MKL
  • Ministrstvo, pristojno za kulturo,
  • Primestne občine, s katerimi ima MKL sklenjeno pogodbo o izvajanju knjižnične dejavnosti za njihovo območje ali posebno pogodbo za izvajanje dela dejavnosti:
    • Brezovica
    • Dobrova – Polhov Gradec
    • Horjul
    • Ig
    • Škofljica
    • Velike Lašče
    • Vodice
    • Dol pri Ljubljani
    • Medvode

Knjižnica lahko za nakup knjižničnega gradiva pridobi dodatna sredstva v okviru projektov ali pogodbenega sodelovanja z drugo zainteresirano ustanovo.

Knjižnica nameni za nakup knjižničnega gradiva del lastnih sredstev.

Razdelitev finančnih sredstev
Knjižnica določi porabo finančnih sredstev za nakup knjižničnega gradiva v letnem programu dela. Iz njega izhajajoči podrobnejši načrt porabe sredstev, v katerem opredeli:

  • Obseg sredstev za posamezne vrste knjižničnega gradiva (knjižno gradivo, neknjižno gradivo, serijske publikacije). Pri tem upošteva strokovne normative o obsegu knjižnične zbirke in letni vsebinski program dela.
  • Obseg sredstev za enote knjižnične mreže na območju posameznih občin, ki ga sestavlja:
    • Obseg sredstev, ki ga za območje prispeva občina
    • Sorazmeren delež sredstev pristojnega ministrstva, ki območju posamezne občine pripada na podlagi števila prebivalcev
  • Obseg sredstev, ki jih na podlagi letnega programa namenja nakupu s posebnim vsebinskim poudarkom, vzdrževanju posebnih knjižničnih zbirk, oblikovanju novih posebnih knjižničnih zbirk ali redne zbirke v morebitni novi enoti knjižnične mreže ipd.
  • Obseg sredstev, ki jih na podlagi letnega Programa izvajanja posebnih nalog osrednje območne knjižnice zagotovi pristojno ministrstvo za nalogo Zagotavljanje povečanega in zahtevnejšega izbora knjižničnega gradiva in informacij.

b) Izvajanje izbora in nakup knjižničnega gradiva

Knjižnica pridobiva knjižnično gradivo na pet načinov: z nakupom, z obveznim izvodom, z darovi občanov in donatorjev, s pogodbenim sodelovanjem in zamenami.

Nakup je najpomembnejši način pridobivanja knjižničnega gradiva. Za izvajanje nakupa v MKL skrbi SPOK z naslednjimi nalogami in pristojnostmi:

SPOK v okviru letnega nabavnega obdobja izvaja izbor novih naslovov in izdaj knjižničnega gradiva tako, da zagotavlja sistematično dopolnjevanje knjižnične zbirke po opredeljenih kriterijih nabavne politike v tem dokumentu in po določbah aktualnega letnega načrta knjižnice.
Pri tem sodeluje s knjižničarji informatorji – poznavalci posameznega vsebinskega področja ter s sodelavci iz knjižnic in oddelkov v mreži, odgovornih za upravljanje knjižnične zbirke. Skupaj z njimi presoja o ustreznosti gradiva za vsako knjižnico v mreži, usmerja in usklajuje različne predloge za nakup gradiva ter zagotavlja ustrezno razporeditev novega knjižničnega gradiva v mreži.

SPOK redno spremlja dogajanje na založniškem trgu in preverja vire informacij o potencialnih novostih za knjižnično zbirko, kot so:

  • domači in tuji založniški programi, knjižni in knjigotrški katalogi, njihova reklamna gradiva,
  • ogledni izvodi in neposredne ponudbe dobaviteljev,
  • bibliografije (nacionalne in specialne bibliografije),
  • seznami v serijskih publikacijah in drugih posebnih publikacijah,
  • knjižnični katalogi,
  • najave in ocene novih izdaj v dnevnem tisku,
  • vsebine učnih programov različnih, zlasti neformalnih izobraževalnih ustanov iz okolja knjižnice,
  • knjigarne, antikvariati, knjižne in knjigotrške razstave in sejmi,
  • prednaročniški prospekti založnikov,
  • evidenca predlogov uporabnikov in članov knjižnice,
  • evidenca predlogov knjižničarjev iz izposoje in specialistov s posameznih vsebinskih področij,
  • CIP zapisi v sistemu COBISS, ki opredeljujejo knjige v tisku,
  • svetovni splet ….

Na tej podlagi referent za nabavo SPOK odloča o vsakokratnem izboru gradiva in številu izvodov.
Referent za nabavo se o nakupu zlasti ozko strokovnih publikacij posvetuje s kompetentnimi knjižničarji za posamezna vsebinska – strokovna področja. Referenti spremljajo knjižni trg in se odzivajo na novosti ter potrebe knjižnice.

SPOK skrbi za učinkovito in gospodarno porabo finančnih sredstev, določenih za nakup knjižničnega gradiva v okviru letnega programa in finančnega načrta knjižnice.
Skrbi za izbiro konkurenčnejših dobaviteljev. Z dobavitelji se dogovarja o ugodnih popustih in pripravlja vodstvu pisne dogovore ali pogodbe z njimi.
Zagotavlja in nadzoruje ustrezno mesečno porabo sredstev glede na tip in obseg gradiva.
Zagotavlja transparentno evidenco porabe sredstev za nakup knjižničnega gradiva.

SPOK zagotavlja uspešno realizacijo naročil, nadzira dobave naročenega knjižničnega gradiva in morebitne reklamacije. Skrbi za transparentno evidenco naročil in nakupov.

Poleg izvajanja nakupa so v povezavi z upravljanjem knjižnične zbirke naloge SPOK še:

  • Obdelava knjižničnega gradiva
  • Inventarizacija knjižničnega gradiva
  • Zaščita
  • Koordinira oblikovanje nabavne politike za prirast knjižničnega gradiva: SPOK aktivno spremlja razvoj knjižnice in dejavnike, ki lahko vplivajo na izgradnjo knjižnične zbirke in se s predlogi odziva na spremembe in potrebe. Predloge posreduje pristojnim službam za oblikovanje nabavne politike in sodeluje pri izvedbi sprememb.
  • Na podlagi rezultatov evalvacije knjižnične zbirke in določbami tega dokumenta pripravlja letni vsebinski in finančni načrt za dopolnjevanje knjižnične zbirke.
  • Skupaj s Službo za razvoj skrbi za evalvacijo knjižnične zbirke.
  • Koordinira odpis in izločanje knjižničnega gradiva po določbah tega dokumenta (glej točko odpis…).

c) Obdelava knjižničnega gradiva

Obdelava knjižničnega gradiva se vrši po mednarodnih bibliografskih standardih za obdelavo in se evidentira v bibliografskem informacijskem sistemu COBISS (COMARC/B Format za bibliografske podatke
COMARC/A; Format za normativne podatke), kjer nastaja katalog in inventarna knjiga knjižnične zbirke MKL. Katalogizatorji opravljajo svoje naloge v okviru SPOK ter domoznanskega oddelka SLK in so pristojni za bibliografske zapise lokalnega kataloga, s čimer odgovarjajo za njegovo kvaliteto.
Obdelava knjižničnega gradiva se vrši z oglednim izvodom naročenega novega gradiva za knjižnični fond. Ogledni izvod je v nabavnem postopku opremljen z vhodnim dokumentom, na katerem so ključni podatki iz nabavnega postopka in osnovni podatki iz bibliografskega opisa publikacije. Referent za nabavo ali pomočnik referenta knjižno in neknjižno gradivo, razen filmov, glasbe, zvočnih in e-knjig, preda katalogizatorjem v formalno in vsebinsko obdelavo, ki si gradivo delijo glede na opis delovnih nalog, znanj in sorazmerne razdelitve dela na oddelku.
Faze postopka katalogizacije so razvidne na tri načine:

  • v popolnosti bibliografskega zapisa, v katerem je urejena vsebinska obdelava ter dokončan formalni popis in so končno dodani podatki o zalogi – inventarizacija;
  • v bibliografskem zapisu vsak katalogizator vpiše oznako za vrsto opravila v zapisu po internem dogovoru:
    • kreiran nov zapis
    • dopolnjen, popravljen zapis
    • vnesena, popravljena klasifikacija
    • vnesena retrospektiva

Faze postopka katalogizacije so razvidne iz vhodnega dokumenta, kjer so parafirani podatki iz posamezne faze:

  • po klasifikaciji je na vhodni dokument vpisana oznaka za postavitev gradiva na izposoji
  • po katalogizaciji je potrjena ali dopisana iztočnica za signaturo

d) Inventarizacija

S postopkom inventarizacije je v sistemu COBISS evidentiran vsak izvod novo nabavljenega gradiva in s tem vsa zaloga knjižničnega gradiva v katalogu, ki predstavlja inventarno knjigo knjižnične zbirke. Zanjo so zadolženi akcesorji – inventarizatorji v sodelovanju z referenti za nabavo in katalogizatorji.
Faze postopka inventarizacije so razvidne iz evidence o nakupu in inventarizaciji v sistemu COBISS:

  • Evidenca o izvodih nastane ob naročilu gradiva (glej zgoraj Nabava gradiva) – izvodi imajo v tej fazi status »naročeno«.
  • Evidenca o izvodih se bistveno dopolni ob dobavi/prevzemu naročenega gradiva – izvodi v tej fazi dobijo status »v obdelavi«, ki ostane nespremenjen do priprave gradiva za prevoz v enote.
  • Evidenca o izvodih se bistveno dopolni po zaključeni obdelavi (glej zgoraj Obdelava knjižničnega gradiva), ko inventarizator vsakemu izvodu prirasta dodeli ustrezno inventarno številko in ostale podatke po zahtevah sistema COBISS (COMARC/H Format za podatke o stanju zaloge) in ureditvi sistema signatur v MKL. Evidenca o izvodih se zaključi ob prejemu/potrditvi računa, ki se vpiše k vsakemu kupljenemu izvodu prirasta.

Opisane faze postopka inventarizacije zagotavljajo, da je vsak izvod pridobljenega knjižničnega gradiva povezan z evidenco o nabavnih postopkih in opremljen s podatki o umeščenosti izvoda v mreži knjižnice.

e) Zaščita gradiva in odprema v knjižnice
Zaključna faza obdelave knjižničnega gradiva v SPOK je ovijanje in zaščita novega knjižničnega gradiva z zaščitnim ovojem proti prehitri obrabi. Knjigovez v tej fazi doda na izvode še morebitno drugo grafično opremo za lažjo uporabo gradiva v izposoji, ali po potrebi uredi dodatno opremo za priloge, komplete ipd. S tem je gradivo pripravljeno za predajo v izposojo.
Gradivo, ki ga iz SPOK predamo v knjižnice mreže MKL, ima v času prevoza v katalogu COBISS status 14 – drugo. Status je izbrisan po prevzemu gradiva v enotah, ko ga knjižničarji umestijo v prosti pristop in izposojo.

f) Kontrolni postopki

Kontrolni postopki zagotavljajo, da je naročeno in plačano knjižnično gradivo ustrezno zavedeno v knjižničnem katalogu in da je poraba sredstev za nakup knjižničnega gradiva transparentna ter v skladu z letnim načrtom.
Kontrolni postopki so naslednji:

Kontrola dobavljenega gradiva:
zagotavlja ujemanje dobavljenega gradiva z naročilom. Preverja se vrsta (naslovi) in količina (število izvodov) nabavljenega gradiva. Izvaja jo akcesor, ki ob dobavi/prevzemu dobavljenega gradiva potrdi ujemanje z naročilom ali posreduje napako nabavnemu referentu. Orodje za kontrolo je evidenca naročil v COBISS3/Nabava.

Kontrola inventariziranega gradiva:
zagotavlja, da je vse nabavljeno knjižnično gradivo, za katerega knjižnica prejme račun, evidentirano v knjižničnem katalogu. Preverja se skladnost količine prejetega gradiva in poraba sredstev za nakup le tega. Izvaja jo nabavni referent ob prejemu računa, ki preveri skladnost evidentirane nove zaloge knjižničnega gradiva s prejetim računom. Ob ugotovljeni skladnosti potrdi račun in ga preda v izplačilo računovodstvu. Ob ugotovljeni neskladnosti sproži postopek revizije do odprave napake. Orodje za kontrolo je evidenca nabavnih postopkov (naročila, dobave) v COBISS3/Nabava in inventarizacije gradiva v COBISS3/Zaloga.

Kontrola evidence računov:
zagotavlja, da je za vsak račun, oddan v izplačilo računovodstvu, opravljena kontrola inventariziranega gradiva iz prejšnje točke. Izkazana je z vpisom referenčne številke računa COBISS in s potrditvijo dobaviteljevega računa v sistemu VASCO, ki jo opravi referent za nakup gradiva. Kontrolo izvaja računovodja, ki prevzame račune v izplačilo.

Kontrola porabe sredstev za knjižnično gradivo:
zagotavlja, da so evidence porabe sredstev za knjižnično gradivo v SPOK in računovodstvu identične in pravilne. Skladnost evidenc sicer zagotavlja programski prenos evidentiranih računov iz aplikacije COBISS3/Nabava iz SPOK v aplikacijo VASCO v računovodstvu, s čimer je izključen človeški faktor za napake pri knjiženju računov.
Posebej pa se preverja mesečni obseg porabe po virih financiranja (financerjih) in vrstah gradiva (knjižno, neknjižno in periodika) na podlagi evidence prejetih in v izplačilo oddanih računov.
Izvajajo jo nabavni referenti z vodjem računovodske službe na podlagi mesečnih pregledov porabe.
Evidenco prispelih opominov za račune in pošto s pritožbami vrši poslovni sekretar in o tem poroča direktorju knjižnice in finančni službi.

g) Darovi knjižničnega gradiva

Darovi so za knjižnico pomemben način pridobivanja knjižničnega gradiva. Še zlasti je pomen nesporen, ko istih publikacij ni možno pridobiti na druge pogostejše načine prirasta knjižničnega gradiva, kot so nakup, obvezni izvod, zamenjava… Enako so darovi pomemben način pridobivanja knjižničnega gradiva, ko zapolnjujejo vsebinske vrzeli v knjižnični zbirki ali nadomestijo aktualno, a že obrabljeno gradivo. Zato knjižnica ceni deležnike v svojem okolju, ki so pripravljeni sprejeti vlogo donatorjev knjižničnega gradiva.

Pogoji za prevzemanje darov
Osnovni pogoj za sprejem darov knjižničnega gradiva v MKL je, da so skladni z njeno nabavno politiko in principi upravljanja s knjižnično zbirko v tem dokumentu. O tem presoja knjižnica neodvisno in avtonomno. Če ima donator ob donaciji knjižničnega gradiva druge lastne interese, ki niso zajeti v dokumentu o upravljanju s knjižnično zbirko, na pobudo donatorja o njih odloči vodstvo knjižnice in jih potrdi s pisnim dogovorom ali pogodbo.
Knjižnica prevzema darovano knjižnično gradivo v svojih prostorih. O drugih načinih prevzema odloča glede na svoje možnosti v vsakem primeru posebej.
Za darove, ki jih prejme po pošti brez predhodnega dogovora z donatorjem, ne sprejema nobenih priloženih pogojev ali naknadno ugotovljenih pričakovanj donatorja. Knjižnica o neskladnosti priloženih pogojev z interesi knjižnice donatorja obvesti, in mu na njegovo zahtevo in njegove stroške gradivo vrne. V primeru, da se na obvestilo ne odzove, ravna s prejetim gradivom kot z drugimi darovi po določilih te točke.

Kriteriji za izbor darov
Izbor darov, ki so predvideni za dopolnjevanje knjižnične zbirke, poteka smiselno po enakih vsebinskih kriterijih, kot izbor kupljenega gradiva (glej Kriteriji za izbor knjižničnega gradiva).
Pri tem smo posebej pozorni na morebitno zastarelost vsebin in na ohranjenost darovanega izvoda.
Darovi nikakor niso priložnost za pridobivanje manj kvalitetnega gradiva, ki ga iz tega razloga ne izberemo pri nakupu. Tudi pri izboru darov knjižnica skrbi za izgradnjo kakovostne knjižnične zbirke v ustreznem sorazmerju s povpraševanjem uporabnikov.

V primeru darov knjižnica upošteva še naslednje kriterije:

  • dar lahko nadomesti že obrabljen izvod v zbirki
  • broširane izdaje so načeloma lahko stare do 5 let
  • pri tujem leposlovju imajo načelno prednost izdaje v jeziku avtorja
  • darove z domoznanskim značajem umesti v Slovansko knjižnico (T. Miško 1. 9.)

Knjižnica sprejme darove tudi iz drugih razlogov uporabe, ne le zaradi dopolnjevanja lastne knjižnične zbirke. V tem primeru lahko upošteva tudi priložnostne kriterije, kot jih narekuje namen uporabe.
Poleg vključitve darov v knjižnično zbirko lahko knjižnica:

  • darove posreduje drugi knjižnici ali zainteresirani ustanovi v okviru obojestranskega dogovora;
  • uporabi darove v projektih promocije branja in bralne kulture;
  • darove zamenja za gradivo drugega ponudnika, ki bolj koristi celovitosti njene knjižnične zbirke;
  • darove ponudi brezplačno svojim uporabnikom;
  • darove prodaja uporabnikom v lastni antikvarni prodaji, s čimer pridobi sredstva za nakup novega knjižničnega gradiva;
  • Postopki sprejemanja in pristojnosti

Knjižnica sprejema tako napovedane darove ustanov, izdajateljev, avtorjev in drugih posameznikov kot nenapovedane darove bralcev in zainteresiranih deležnikov. Napovedani darovi so lahko predmet posebnega dogovora ali pogodbe med knjižnico in darovalcem.
V primeru pogodbenih dogovorov določa pogoje ravnanja z darovi pogodba, ki jo s strani knjižnice podpiše direktorica. O izboru darov iz drugih dogovorov odločajo nabavni referent v Službi za pridobivanje gradiva MKL (SPOK) oziroma vodje knjižnic mestnih območij ali posebnih knjižničnih zbirk v sodelovanju s SPOK ter v okviru nabavne politike in v skladu s tem pravilnikom.
O izboru nenapovedanih darov bralcev v sodelovanju s SPOK odloča pristojni knjižničar – informator iz vsake enote, kjer knjižnica sprejema darove bralcev. Pri tem ravna po pravilih tega dokumenta. Darovalcu v podpis predloži izjavo (glej prilogo Izjava darovalca), s katero sprejema pogoje knjižnice.
Že ob prevzemu tisti del darovanega gradiva, ki po prvi presoji ne ustreza kriterijem za izbor darov, odkloni in vrne donatorju ali ga usmeri za uporabo v druge namene iz zadnje alineje prejšnje točke.

Vsak izvod, ki ga odbere za vključitev v knjižnično zbirko, knjižničar informator opremi z zaznamkom – obrazcem, ki spremlja izbrani izvod do zaključka obdelave (glej prilogo Zaznamek za dar). V zaznamek vpiše:

  • lokacijo zbirke, v katero naj bo darovani izvod umeščen
  • kriterije, po katerih je izvod izbran za zbirko
  • COBISS ID iz kataloga, ki potrjuje, da je opravil pregled o stanju morebitnih drugih izvodov tega dela v zbirki MKL in s tem olajša proces obdelave za katalog

Sodelovanje pristojnega knjižničarja s SPOK pomeni:

  • spremljanje prioritet nabavne politike knjižnice
  • izmenjava potreb v lokalnih knjižničnih zbirkah s SPOK
  • permanentno preverjanje kriterijev za izbor
  • sodelovanje pri dogovorih o količini sprejetih darov in postopkih predaje darov za obdelavo v SPOK

Preostale darove, ki jih pristojni knjižničar ni odbral za vključitev v lokalno zbirko, ponudi selektorjem iz drugih enot. Pri tem že sam opravi izbor potencialno zanimivih, ki jih posreduje usmerjeno iz poznavanja potreb na podlagi trajnega sodelovanja med pristojnimi knjižničarji in stikom z uporabniki.

Preostale darove preusmeri glede na aktualne možnosti, opredeljene v točki o drugih namenih uporabe darov.

Pri sprejemu darov knjižnica darovalcu izroči povzetek te točke in pridobi podpisano izjavo darovalca, da se s takim ravnanjem glede darov strinja (glej prilogi 3 in 4).

h) Zamene knjižničnega gradiva
Zamena knjižničnega gradiva je najredkejši način prirasta in ga knjižnica izvaja v nekaterih primerih stalnega sodelovanja s knjižnicami v tujini in antikvariati. Izvaja se z vnaprejšnjim dogovorom o izmenjavi.
i) Obvezni izvod
Obvezni izvod je način prirasta, ki ga opredeljuje Zakon o obveznem izvodu publikacij. Zato knjižnica na ta del prirasta nima vpliva, pač pa ga upošteva pri izboru gradiva ob nakupu in darovih in z njim ravna po zahtevah zakona.
MKL je upravičena do obveznega izvoda za izdaje, ki so sofinancirane z javnimi sredstvi na podlagi posebnih nalog, ki jih izvaja kot osrednja območna knjižnica osrednjeslovenske regije.
Gradivo, pridobljeno kot obvezni izvod je praviloma umeščeno v zbirko Knjižnice Otona Župančiča. Izjema je gradivo, ki ustreza namenskim posebnim knjižničnim zbirkam in domoznanstvu: tàko gradivo iz obveznega izvoda je umeščeno v ustrezno posebno knjižnično zbirko znotraj mreže MKL ali v domoznansko zbirko v SLK.

6 DOSTOP DO KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

Knjižnična zbirka splošne knjižnice je urejena tako, da omogoča dostop do večine gradiva in učinkovito samostojno uporabo.
Posamezne knjižnice mreže MKL imajo tudi referenčno gradivo v prostem pristopu, vendar za omejeno uporabo v knjižnici.
V posameznih knjižnicah MKL je gradivo delno postavljeno multimedijsko. Multimedijska postavitev gradiva v prostem pristopu upošteva delitev, kjer je smiselno opuščena delitev po tipu gradiva (tiskano, avdio, video gradivo…), ampak je gradivo v teh primerih ne glede na tip urejeno tematsko.
V MKL je uveljavljena alternativna razvrstitev leposlovja za mladino v prostem pristopu, temu ustrezno je gradivo za otroke postavljeno ločeno od gradiva za mladostnike, vsebina pa je dodatno označena s piktogrami.
Domoznansko gradivo je postavljeno ločeno od ostalih delov knjižnične zbirke, tudi če ni organizirano v posebno knjižnično zbirko. Večina domoznanskega gradiva MKL je locirana v Slovanski knjižnici.
Gradivo, ki je postavljeno v skladiščnih prostorih, je strokovno urejeno tako, da omogoča takojšnjo dostopnost.
Uporaba knjižničnega gradiva je v knjižnici dovoljena vsem, izposoja na dom je vezana na članstvo. Izjeme so za vsak izvod označene v sistemu COBISS in veljajo za informativni periodični tisk, priročno oziroma referenčno gradivo, dragocene izdaje, redke pomembne izvode, gradivo, pridobljeno z medknjižnično izposojo ter arhivsko gradivo.

6.1 Dostopnost in izposoja gradiva v fizični in drugih oblikah

Dostop do knjižnične zbirke v fizični obliki je vezan na odpiralni čas knjižnic, ki ga knjižnica organizira po določbah Pravilnika, Uredbe o osnovnih storitvah knjižnice , Strokovnih priporočil in standardov za splošne knjižnice 2018–2028, ter Pravilnika o obratovalnem času knjižnic MKL in letnem koledarju poslovanja knjižnice.
a) Prosti pristop na podlagi sistema UDK (univerzalna decimalna klasifikacija),
UDK je knjižničnemu gradivu prilagojen sistem tematskega razvrščanja posameznega naslova knjižnične zbirke. MKL na tej podlagi fizične izvode knjižničnega gradiva v prostem pristopu ureja po zaokroženih tematski sklopih, ki jih v knjižnični zbirki zastopa dovolj obsežno število izvodov. Tematski sklopi so definirani s postavitvenim šifrantom MKL, ki je integriran v sistem COBISS.
Poučno gradivo na oddelkih za otoke in mladino je urejeno po univerzalni klasifikaciji, kot je navedeno zgoraj, leposlovno gradivo pa je urejeno po pilotni klasifikaciji kompetenčnega centra Pionirska, uveljavljeni v celotni mreži knjižnic MKL kor alternativa sistemu UDK.
b) Priročna zbirka referenčnega gradiva
Namenjena je prezenčni izposoji in obsega največ 10% celotne knjižnične zbirke. Postavljena je v čitalnici oz. prostem pristopu z vidnimi oznakami na gradivu.
c) Domoznanska zbirke za lokalne študije.
V okviru nalog osrednje območne knjižnice MKL gradi domoznansko zbirko in skrbi za prirast ter ohranjanje domoznanskega gradiva.
Gradivo iz domoznanskih zbirke je dostopno po naročilu v prostorih Slovanske knjižnice.
d) Knjižnična zbirka Učnega centra Mestne knjižnice Ljubljana
Knjižnica gradi posebno zbirko s temeljno strokovno literaturo in podpornimi publikacijami za strokovno izpopolnjevanje in izobraževanje strokovne javnosti, študentov bibliotekarstva ter zainteresiranih uporabnikov.
Posebna knjižnična zbirka se nahaja v prostorih skupnih služb, kjer ima sedež tudi Učni center MKL. Zbirka je širši strokovni javnosti dostopna po predhodnem dogovoru, omogočena je izposoja na dom pod pogoji, ki veljajo za preostalo knjižnično gradivo Mestne knjižnice Ljubljana.
e) Posebne zbirke
MKL poleg navedenih v točkah od b do d knjižnica vzpostavlja in vzdržuje tudi druge tematske skupine gradiva – posebne zbirke, ki se oblikujejo kot posledica specifičnih potreb uporabnikov oz. s katerimi se tem uporabnikom zagotovi boljša dostopnost gradiva iz specifičnega tematskega področja. Pobudniki posebnih zbirk je lahko bodisi knjižnica, zainteresirana javnost, pogodbeni partner ali kateri drug subjekt, ki je zainteresiran za vzpostavitev zbirke.
Knjižnica vsako pobudo presoja glede na svoje zmožnosti in dodano vrednost, ki jo k vzpostavitvi in vzdrževanju posebne zbirke doprinese pobudnik in jo zagotovi z dogovorom.
f) Dostop do gradiva za ranljive ciljne skupine oz. za uporabnike s posebnimi potrebami:
Knjižnica posveča skrb ranljivim ciljnim uporabnikom. Načrt razvoja je opredeljen v strateškem načrtu knjižnice.
V okviru svojih možnosti omogoča čim lažji dostop do storitev za:

  • invalide (gibalno ovirane, za slepe in slabovidne) s prilagojeno opremo in izborom gradiva,
  • prebivalce z omejeno možnostjo gibanja (npr.: bolnišnice, zapori) z možnostjo lokacij premične zbirke za ciljne oziroma interesne skupine v posebnih okoljih,
  • prebivalce iz različnih kulturnih in etničnih skupin z ustreznim izborom.

g) Medoddelčna izposoja
MKL ima široko mrežo knjižnic – v vseh zagotavlja izposojo gradiva vsem članom knjižnice ter tako omogoča najširšo dostopnost knjižničnega gradiva uporabnikom. Člani lahko gradivo vračajo v drugih enotah knjižnice. V primerih, ko knjižnica to lahko zagotovi, pa omogoča tudi dostavo gradiva za prevzem v drugi knjižnici knjižnične mreže MKL.
h) Medknjižnična izposoja
MKL s storitvijo medknjižnične izposoje omogoča članom dostop do knjižničnega gradiva iz drugih knjižnic in obratno.
i) Skladišča
Knjižnice mestnega območja in več krajevnih knjižnic zaradi omejenega prostora z dostopom za uporabnike hrani del gradiva v skladiščih.
Posebni skladišči v MKL sta še:
Gradivo Slovanske – centra za domoznanstvo in specialne humanistične zbirke, ki ni v prostem pristopu, je urejeno po principu tekoče številke (numerus curens).

  • repozitorij zadnjih izvodov aktualnega gradiva v Slovanski knjižnici (brez omejitve uporabe) in
  • arhiv Centra za mladinsko književnost in bibliopedagoške dejavnosti – Pionirske z omejeno uporabo v prostorih knjižnice.

j) Dostop do elektronskih virov
Knjižnica članom nudi dostop in uporabo zakupljenih podatkovnih zbirk in drugih informacijskih virov – v skladu s pogodbenimi določili in viri financiranja.
Uporabo izbranih elektronskih virov prvenstveno omogoča na daljavo preko interneta. V primerih, ko s ponudniki za to nima dogovora, pa z brezžičnim dostopom v prostorih knjižnice.
Izbor elektronskih virov je uporabnikom na voljo v katalogu COBISS in dodatno v namenskem seznamu na spletni strani knjižnice.
k) Dostop do elektronskih storitev
Knjižnica uporabnikom v povezavi s knjižničnim gradivom nudi elektronske storitve: podaljševanje gradiva, rezervacije, naročanje gradiva na drugo lokacijo, naročanje na sistemske informacije o stanju izposojenega gradiva.
l) Druga tehnična oprema
Knjižnica skrbi za primerno tehnično in komunikacijsko opremo, ki omogoča dostop uporabnikov do gradiva:

  • računalniška in komunikacijska oprema (ustrezno opremljeni računalniki, telekomunikacijska oprema),
  • reprodukcijska oprema (tiskalniki, fotokopirni stroji),
  • oprema za uporabo mikroblik (čitalci),
  • avdiovizualna oprema (predvajalniki za zgoščenke, slušalke…),
  • tehnična oprema za vizualno, slušno in fizično ovirane uporabnike.

6.2 Promocija gradiva, knjižne razstave – aktiviranje gradiva

Promoviranje in aktiviranje knjižničnega gradiva je vsakdanja dejavnost knjižnice in povod za vse organizirane dogodke knjižnice, ki nimajo neposredne promocijske vsebine.
Knjižnica knjižnično gradivo tako promovira posredno s pomočjo prireditev in izobraževanj, z usposabljanjem uporabnikov za uporabo e-virov in knjižničnih storitev, neposredno pa s pripravo tematskih razstav, z literarnimi večeri in pogovornimi srečanj z avtorji, uredniki, prevajalci, z bralnimi projekti in prireditvami, urami pravljic in delavnicami za otroke, ter nenazadnje z organiziranim priporočanjem izbranega gradiva in informiranjem o novostih.

7 IZLOČANJE IN ODPIS KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

7.1 Pravila za izločanje in odpis knjižničnega gradiva

Izločanje in odpis knjižničnega gradiva je poleg dopolnjevanja knjižnične zbirke z novim gradivom osnovni postopek za vzdrževanje kakovostne in aktualne knjižnične zbirke.

Pravila za izločanje in odpis knjižničnega gradiva v MKL opredeljujejo:

  • Navodilo za izločanje in odpis knjižničnega gradiva
  • Pravilnik o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov
  • Pravila za Repozitorij MKL (MKL, 2010).

Izločeno gradivo je tisto gradivo, ki ga knjižnica začasno umakne iz redne uporabe zaradi revizije gradiva, katalogizacije in strokovne opreme, knjigoveških storitev in zaščite. Odpisano gradivo je tisto gradivo, ki je trajno odstranjeno iz knjižnične zbirke.

a) Postopki izločanja in odpisa gradiva

Direktorica MKL imenuje komisijo za izločanje in odpis knjižničnega gradiva, katere naloge so:

  • skrb za ustrezno izvajanje tega pravilnika ter koordinirano izločanje in odpis gradiva kot redne in usklajene dejavnosti MKL;
  • obveščanje zainteresiranih knjižnic – zlasti NUK in drugih ustanov o odpisanem gradivu;
  • sodelovanje pri izvedbi inventurnih popisov;
  • arhiviranje letnega seznama odpisanega gradiva, ki zajema obdobje od 1. 1. do 31. 12. in vsebuje naslednje podatke: avtor, naslov, izdaja, kraj, založnik, leto izida, knjižna zbirka, razlog oziroma kriterij za odpis in datum odpisa ter identifikacijska številka kataložnega zapisa;
  • priprava letnega poročila o odpisu po kriterijih, ki jih določita vodstvo in računovodstvo knjižnice.

Vodje knjižnic mestnega območja odgovarjajo za izvajanje odpisa v svojih enotah, izločanje pa izvajajo za to usposobljeni delavci. Le ti redno izločajo in odpisujejo knjižnično gradivo v skladu s tem pravilnikom, navodili NUK in strokovnimi kriteriji za izločanje knjižničnega gradiva.
Pooblaščeni delavec v podatkih o zalogi COBISS za izločeno in odpisano gradivo dodeli status (996/7q) 9 – odpisano, vpiše datum spremembe (996/7t) in označi razlog za odpis v inventarno opombo (996/7r) s kraticami po spodnjem seznamu:

  • PG – pomeni uničeno, poškodovano, nepopolno in drugo gradivo v slabem stanju;
  • PGS – pomeni uničeno, poškodovano, nepopolno in drugo gradivo v slabem stanju, ki po
    vsebinskih (ne formalnih) vidikih ustreza kriterijem za »sloveniko«, pomembno za NUK;
  • ZG – pomeni zastarelo gradivo, odvečni izvodi in gradivo, ki ne ustreza povpraševanju in se ne izposoja;
  • IP – pomeni inventurni primankljaj, pogrešano gradivo zaradi kraj ali podobnih razlogov.
  • PL – potekla licenca za elektronsko gradivo

Fizično gradivo, ki je odpisano, se označi z žigom »Odpisano MKL« čez lastniški žig in z datumom odpisa.

Komisija za izločanje in odpis odpisano gradivo z inventarnima opombama ZG in PGS na podlagi abecednega seznama najprej ponudi NUK-u v skladu z navodili NUK (gradiva z oznakama PG in IP se ne vključuje v seznam). Do NUK-ove odločitve o izboru (30 dni po prejemu obvestila) gradivo čaka v namenskem prostoru za izločeno gradivo.
Odpisano gradivo, ki ga NUK ni izbral, lahko MKL ponudi katerikoli drugi zainteresirani knjižnici v skladu z navodili NUK ali pa ga podari drugim javnim zavodom, humanitarnim in podobnim organizacijam ter uporabnikom, ali ga proda v lastni antikvarni prodaji na način, kot ga določa Sklep o antikvarni prodaji knjižničnega gradiva. Poškodovano in uničeno gradivo ter gradivo, ki ga ni oddala drugim subjektom, knjižnica odda v reciklažo.

b) Kriteriji za izločanje in odpis gradiva

Knjižnično gradivo, ki je glede na poslanstvo knjižnice vsebinsko ali fizično neustrezno, se odpisuje po naslednjih kriterijih:

  • poškodovano in umazano gradivo ter drugo gradivo v slabem stanju;
  • nepopolno gradivo, katerega deli so izgubljeni ali uničeni;
  • odvečni izvodi gradiva, ki glede na povpraševanje ne ustrezajo več potrebam uporabnikov v nabavljeni količini;
  • zastarelo gradivo;
  • starejše izdaje gradiva, ki se lahko nadomestijo z novejšimi;
  • pogrešano gradivo zaradi kraj, izgube ali podobnih razlogov, gradivo, ki ga ni mogoče izterjati od uporabnikov – zamudnikov in gradivo iz inventurnega primanjkljaja.

Iz knjižnične zbirke se izloči tudi gradivo, ki si ga bralci ne izposojajo več. Te primere se presoja po dodatnih kriterijih, kot so:

  • pomen gradiva v osrednji knjižnici oz. v posamezni knjižnici mestnega območja;
  • ugled avtorja ali dela v strokovni javnosti in referenčnih bibliografijah;
  • potrebe in interes lokalne skupnosti;
  • zastopanost – nezastopanost vsebine v drugih delih;
  • kvaliteta in cena izdaje (oprema, grafike…).

Z izločenim knjižničnim gradivom knjižnica ravna, kot je določeno točki Postopki izločanja in odpisa gradiva.

c) Nadomeščanje odpisanega gradiva

V primerih, ko je gradivo odpisano zaradi obrabe, uničenja, izgube, kraje in neizterljivosti, lahko bibliotekar na podlagi poznavanja gradiva, za katero je zadolžen ter na podlagi povpraševanja in števila izposoj pripravi nabavni službi predlog za nadomestitev tega gradiva.

d) Dokumentacija o odpisanem gradivu

Komisija za izločanje in odpis do 20. januarja odda letno poročilo o odpisu knjižničnega gradiva in izdela seznam vsega odpisanega knjižničnega gradiva za obdobje od 1. 1. do 31. 12. preteklega leta. Seznam vsebuje naslednje podatke: avtor, naslov, izdaja, kraj, založnik, leto izida, knjižna zbirka, vrednost letnega odpisa. Seznam hrani trajno v elektronski datoteki pdf na sistemskem strežniku z zagotovljenim varovanjem podatkov.
Komisija za izločanje in odpis ob izvedbi inventurnih popisov knjižničnega gradiva preveri izvedbo odpisa inventurnega manka iz kataloga COBISS, ki ga direktorica potrdi s sklepom o knjiženju manka, ter preveri arhiviranje seznama inventurnega manka v dokumentaciji o inventurnem popisu. Seznami inventurnega manka se hranijo trajno v elektronski datoteki pdf na sistemskem strežniku z zagotovljenim varovanjem podatkov.

e) Merjenje uspešnosti

Uspešnost izločanja in odpisa gradiva se meri z aktualnostjo zbirke, z obratom zbirke, z zunanjim videzom gradiva v zbirki in skladnostjo obsega zbirke z razpoložljivim prostorom knjižnice mestnega območja ali krajevne knjižnice.

7.2 Repozitorij

a) Opredelitev

Repozitorij MKL pomeni trajno hrambo zadnjega izvoda praviloma vsakega neaktivnega naslova, ki je zaradi neuporabe izločen iz zbirk MKL in ustreza kriterijem tega pravilnika. Hramba je organizirana v optimalno urejenem skladišču, ločenem od drugih vitalnih prostorov za gradivo in jo vodi pristojni knjižničar.

b) Namen in pričakovani učinki repozitorija

S hrambo neaktivnega gradiva v repozitoriju dosežemo, da se lahko vsi ostali izvodi istih naslovov v vseh knjižnicah MKL odpišejo. Tako se v knjižnicah sprosti prostor za hrambo aktivnega gradiva ter se tako poveča aktualnost in izraba zbirke. Hkrati zbirka MKL ni okrnjena, saj je repozitarni izvod še vedno na voljo uporabnikom vseh knjižnic v MKL in tudi izven nje.
Poglavitni namen repozitorija je torej:

  • zagotavljanje optimalnosti in aktualnosti aktivnih zbirk knjižnic mestnih območij;
  • sprotno odpravljanje prenatrpanosti knjižničnih polic z neaktivnim gradivom in s tem optimizacija prostora za kvalitetnejše oblikovanje zbirk, izboljšanje dostopnosti novega gradiva in izvajanje informacijskih storitev;
  • nadaljnja dosegljivost sicer neaktivnega gradiva.

c) Kriteriji izbora za repozitorij

Knjižnično gradivo za repozitorij se odbira po presoji pristojnih knjižničarjev na podlagi dveh kriterijev:

  • da je ugotovljeno ustrezno dolgo obdobje, v katerem se naslov, ki je kandidat za repozitorij, ni izkazal ustrezne uporabe;
  • da je gradivo po vsebini ali drugem vidiku kljub temu še vedno lahko aktualno ali ima trajno vrednost.

V postopek revizije neaktivnega gradiva in izbora za repozitorij se uvrščajo naslovi, ki so glede na leto inventarizacije starejši od 5 let in ki se v nobeni knjižnici v celi mreži MKL niso več izposodili:

  • leposlovje v zadnjih petih letih,
  • strokovna literatura v zadnjih treh letih.

Zbirka Slovanske knjižnice kot centra s posebnimi nalogami je specifična – aktualnost gradiva se ne presoja po enakih kriterijih, kot gradivo v splošni uporabi. Zato izvode istih naslovov iz te zbirke druge enote v mreži knjižnice ne odbirajo za repozitorij – šteje se, da je gradivo že na razpolago v Slovanski knjižnici – izvodi drugih enot se v primeru neaktualnosti le odpišejo.

Enako velja za posebne knjižnične zbirke knjižnic mestnih območij, kot so arhiv in študijska zbirka Pionirske, kinološki kotiček, šahovski kotiček, popotniški kotiček ipd.: gradiva, ki se nahaja v teh zbirkah, ne odbiramo za repozitorij, neaktivni izvodi istega gradiva po drugih enotah se lahko odpišejo brez procedure za repozitorij.

Darov ne odbiramo neposredno v repozitorij, temveč vedno najprej za zbirko v prostem pristopu. Še bolj striktno to velja za nakup: repozitorij torej ni arhiv založniške produkcije, ampak še vedno izbor gradiva, primernega za splošne knjižnice, ki nastaja iz neaktivne zaloge. Naslove, ki so že prisotni v repozitoriju, pri sprejemanju darov izločimo, ker je presoja o potrebi po tem gradivu že opravljena z izborom za repozitorij.

Repozitorij ne zajema:

  • posebnih knjižničnih zbirk, ki jih izgrajuje posamezna knjižnica kot svojo specifično tematsko usmeritev
  • čitalniškega gradiva
  • serijskih publikacij

d) Odnos med odpisom in izborom za repozitorij

Izbor gradiva za repozitorij se izvaja kot dodatni postopek pri reviziji gradiva za odpis.
Skupna točka med odpisom in selekcijo za repozitorij je pravilo, da se vsi izvodi – razen izbranega za repozitorij – v vseh enotah MKL izločijo iz zbirke in odpišejo. Pogoj za sprejem izbranega izvoda v repozitorij torej je, da so se vsi ostali identični izvodi tega naslova v vseh enotah MKL odpisali in trajno odstranili iz zbirke MKL. S tem smo zagotovili nadaljnjo dostopnost neaktivnega naslova, obenem pa dosegli boljšo izrabo knjižničnega prostora z aktualnejšim gradivom, kar je eden od osnovnih namenov repozitorija.
Zato so postopki za izločanje gradiva in postopki za repozitorij združeni – opravljeni sicer vsak po lastnih veljavnih kriterijih, organizacijsko pa poenoteni.

e) Postopek selekcije

Gradivo za repozitorij izbiramo na dva načina:

  • z rednim odpisom, kot to zahteva stanje gradiva v posamezni enoti: če pri tem knjižničar ugotovi, da ima opravka z zadnjim izvodom v MKL, opravi še postopek po kriterijih za repozitorij;
  • s koordinirano revizijo vnaprej izbranih ožjih tematskih sklopov celotne zbirke MKL, v kateri ugotovimo neuporabljeno gradivo in ga uvrstimo v postopek za odpis in repozitorij zaradi neaktualnosti.

Selekcija gradiva za repozitorij se izvaja na podlagi seznamov neizposojenega gradiva iz ožjih vsebinskih sklopov delovna skupina za repozitorij, ki jo sestavljajo predstavniki iz vsake knjižnice mestnega območja, skrbnik repozitarne zbirke iz Slovanske knjižnice in predstavnik SPOK.

Naloge delovne skupine so:

  • določa vsebinske sklope, za katere se v določenem obdobju izvaja revizija zaradi neizposoje tega gradiva enotno v celotni knjižnici,
  • izvaja usklajevanje in zagotavlja konsenz pri izboru gradiva za repozitorij,
  • zagotavlja koordinirano in permanentno pregledovanje knjižničnega gradiva in izvajanje izbora gradiva za repozitorij kot redne dejavnosti upravljanja s knjižnično zbirko,
  • sprejema in daje pobude za izboljšave pri evalvaciji knjižnične zbirke in urejanja repozitorija.

Naloge posameznega člana delovne skupine so:

  • skrbi za pravočasen pregled skupnega seznama neizposojenega gradiva za svojo knjižnico, seznam neizposojenega gradiva preda v revizijo informatorjem, ki so zadolženi tudi za redni odpis knjižničnega gradiva in so usposobljeni za presojanje o vsebinski relevantnosti ali zastarelosti gradiva v reviziji;
  • poskrbi za usklajevanje z drugimi knjižnicami glede odpisa oz. repozitarne oddaje pri tistih naslovih, kjer je ta konsenz potreben;
  • poskrbi, da se po odločitvi o odpisu izbran izvod odda v repozitorij;
  • poskrbi za svojo knjižnico, da odpiše vse preostale izvode naslova, ki je soglasno oddan v repozitorij.

Naloge skrbnika so:

  • pripravljanje seznamov po zaporedju in sklopih, dogovorjenih znotraj komisije,
  • pregledovanje gradiva Slovanske knjižnice po seznamu,
  • sprejem prispelega gradiva za repozitorij,
  • prelokacija in ureditev prispelega gradiva za repozitorij,
  • priprava letnega poročila o delovanju repozitorija.

Izbor za repozitorij se poleg uporabe seznama neizposojenega gradiva opravlja tudi na podlagi drugega utečenega pregledovanja knjižnične zbirke, pri čemer predlagatelj preko komisije za repozitorij poskrbi za koordinacijo z drugimi enotami z istim gradivom, ki ga predlaga za repozitorij.

f) Časovni intervali izvajanja selekcije

Revizija neizposojenega gradiva in izbor gradiva za repozitorij je trajni proces pregledovanja knjižnične zbirke po UDK principu po postavitvenih, tako da se vsak mesec do 5. v mesecu pripravi novih 200 naslovov neizposojenega gradiva in se ga v tekočem mesecu pregleda, odloči o odpisu in repozitorijskih izvodih ter do priprave naslednjega seznama pripravi paket za repozitorij.

g) Urejenost repozitorija

Prostor in postavitev

Repozitorij MKL deluje v skladiščnem prostoru Slovanske knjižnice – Centra za domoznanstvo in specialne humanistične zbirke. Oblikovan je kot ločena zbirka, za katero je zadolžen skrbnik izmed zaposlenih knjižničarjev Slovanske knjižnice. Gradivo v repozitoriju ima lastno signaturo in ločeno postavitev v korpusu premičnih arhivskih polic. Evidenco o gradivu v repozitoriju zagotavlja katalog zaloge knjižničnega gradiva COBISS.

Prelokacija in določitev nove signature

V repozitoriju je gradivo urejeno in postavljeno po principu tekoče številke.
Urejevalec repozitorija sprejme oddane izvode iz enot, jim določi novo signaturo po sistemu tekoče številke in vpiše prelokacijo 6RP, ki pomeni razdolžitev izvoda iz prejšnje lokacije in umestitev izvoda v repozitoriju.
Gradivo na novo opremi s signaturno nalepko.

h) Izposoja gradiva iz repozitorija

Repozitorij je v sistemu COBISS umeščen kot posebna knjižnična zbirka Slovanske knjižnice – uporabniki v katalogu dobijo informacijo, da se gradivo fizično nahaja v Slovanski knjižnici.

Izposoja iz repozitorija poteka v izposojevalnih prostorih Slovanske knjižnice z naročilom iz skladišča (priporočena je uporaba elektronskega naročanja). Roki izposoje in vračila so enaki kot za živo zalogo knjižnic v MKL. Gradivo iz repozitorija se izposoja na dom in je dostopno za medknjižnično izposojo.

8 EVALVACIJA UPRAVLJANJA KNJIŽNIČNE ZBIRKE MKL

8.1 Izhodišča evalvacije

Evalvacija ali vrednotenje je proces, s katerim knjižnica ugotavlja kakovost knjižnične zbirke in uspešnost pri zadovoljevanju potreb skupnosti, na katere knjižnica odgovarja z upravljanjem knjižnične zbirke in nabavno politiko.
Z vrednotenjem ugotavljamo uporabo knjižničnega gradiva in dosežene vsakoletne rezultate načrtovanega upravljanja zbirke. Rezultate merimo glede na količine, določene v sprejetem letnem načrtu prirasta in glede na druge postopke upravljanja zbirke (preverjanje aktualnosti knjižnične zbirke, odpisovanje…) ter glede na standarde in normative, ki veljajo v bibliotekarski stroki.

Pričakovani učinki vrednotenja knjižnične zbirke:

  • boljše razumevanje obsega, globine in uporabnosti knjižnične zbirke,
  • podlaga za temelje in smernice razvoja zbirke,
  • podlaga za nabavne strategije in vodenje nabavne politike,
  • ugotavljanje uspešnosti nabavne politike,
  • ugotavljanje ustreznosti obsegov tematskih področij (ustrezno, prenasičeno, šibko)
  • podlaga za nadzor knjižnične zbirke, določanje prioritetnih področij za upravljanje z zbirko,
  • podlaga za odpis zastarelega gradiva,
  • ustrezna dinamika urejanja licenc elektronskih informacijskih virov.

Evalavacija knjižnici omogoča:

  • angažiranje finančnih in človeških virov na področjih, ki potrebujejo ukrepanje,
  • argumentiranje zahtev po povečanih finančnih sredstvih za knjižnično gradivo,
  • potrjevanje upravičenosti pridobljenih povečanih sredstev za nabavo novega knjižničnega gradiva.

Z evalvacijo knjižnične zbirke ugotavljamo in ocenjujemo:

  • zadostnost obsega knjižnične zbirke (količino knjižničnega gradiva);
  • relevantnost (kvaliteto) zbirke;
  • primernost zbirke (prepoznavanje in analiziranje potreb članov in potencialnih uporabnikov knjižnice);
  • uporabnost (obseg izposoje in letni obrat zbirke).
a) Metodološki postopki in aktivnosti

Knjižnica izvaja naslednje meritve za vrednotenje zbirke:

  • število izposoj gradiva na prebivalca;
  • število izposojenih e-knjig na prebivalca;
  • število izvodov za izposojo na prebivalca (aktivna zaloga);
  • obrat gradiva v enem letu;
  • odstotek izposojenih/neizposojenih e-virov;
  • odstotek izposojenih izvodov/ neizposojenih izvodov;
  • delež medknjižnične izposoje (pasive) v izposoji;
  • razmerje med posojenimi in izposojenimi medknjižničnimi izvodi (aktiva / pasiva);
  • zadovoljstvo uporabnikov z zbirko (ugotavljanje s pomočjo ankete ali uporabniki dobijo, kar iščejo);
  • delež sredstev namenjenih za elektronske informacijske vire (glede na vse odhodke);

Posamezne aktivnosti so:

  • določimo namen in cilje vrednotenja (to vpliva na vrsto in obseg podatkov, ki jih zbiramo);
  • pregledamo predhodne raziskave in vrednotenja;
  • določimo nabor podatkov, ki jih bomo zbirali in metodologijo zbiranja;
  • pregledamo, če se kateri od podatkov, ki jih potrebujemo, že zbirajo zaradi drugih namenov;
  • določimo populacijo in njen vzorec (uporabniki in/ali gradivo); upoštevamo pravila vzorčenja;
  • na manjšem vzorcu izvedemo pilotno študijo;
  • uredimo podatke in jih analiziramo.

b) Merjenje zadovoljstva uporabnikov

Pri merjenju zadovoljstva uporabnikov izvajamo načrtovane raziskave, ki vključujejo tudi strukturo uporabnikov in njihov potrebe, želje ter raziskave uporabe knjižničnega gradiva.

Pri merjenju uporabe knjižničnega gradiva oziroma informacijskih virov opravimo naslednje korake:

  • testiramo, kako hitro zagotovimo uporabniku gradivo, ki ga išče;
  • opravimo raziskavo izposoje gradiva;
  • analiziramo čitalniško uporabo gradiva;
  • izvajamo kvalitativna merjenja uporabe gradiva.
c) Kvalitativna merjenja usmerjena na knjižnično zbirko

Poleg metod za kvantitativno merjenje uporabljamo tudi metode za kvalitativno merjenje. Pri teh metodah uporabljamo predvsem različne standarde in kontrolne sezname.

Kvalitativne metode uporabljamo predvsem pri številčno majhnih in pri ozko specializiranih zbirkah (na primer posamezne zbirke znotraj Slovanske knjižnice). Tovrstne metode niso primerne za vrednotenje osnovnih zbirk splošne knjižnice.

Metode kvalitativnih meritev so naslednje:
– pri verifikacijskih študijah uporabljamo bibliografije in standarde za določitev pokritosti strokovnih področij in primernosti informacijskih virov;
– naročamo mnenja ekspertov, da ocenijo naše informacijske vire;
– sledimo različnim recenzijam knjižnega gradiva;
– opravimo primerjalne statistike.

d) Rezultati vrednotenja knjižnične zbirke

Rezultate vrednotenja knjižničnih zbirk uporabljamo na naslednjih področjih:

  • kot osnovo za pripravo nadaljnjih smernic nabavne politike,
  • kot osnovo za nadaljnjo izgradnjo zbirke,
  • za merjenje ustreznosti nabavne politike,
  • za določanje letnih ciljev izvora in nabave novega knjižničnega gradiva,
  • za odkrivanje nesorazmerne pokritosti določenih vsebin v knjižnični zbirki in odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti,
  • za ugotavljanje, opredelitev in argumentiranje zahtev po povečanju finančnih sredstev za nabavo gradiva,
  • za ugotavljanje nujnosti odpisa knjižničnega gradiva,
  • za načrtovanje promocijskih aktivnosti Centra Pionirske in Centra za promocijo branja.

8.2 Redno merjenje in vrednotenje upravljanja knjižnične zbirke

a) Merjenje oziroma postavljanje kazalnikov

Osnova za postavitev kazalnikov rednega vrednotenja so statistične meritve, letni načrti ter aktualni strateški načrt, letna in druga poročila o izvajanju knjižnične dejavnost.
Kazalnik v obliki indeksa je količnik med doseženo količino (zabeleženo v števcu) in količino, s katero to količino primerjamo iz normativov, letnih načrtov ipd. (zabeleženo v imenovalcu).

Knjižnica postavlja naslednje kazalnike za posamezna področja merjenja:

  • Kazalnike za primerjavo vseh rezultatov dela vključno z vrednostmi za knjižnično zbirko (kot smo jih našteli zgoraj):
  • z rezultati, doseženimi v preteklem letu,
  • s povprečnimi rezultati dela, doseženimi v 3 letih

Kazalnike, ki jih določajo predpisi s področja knjižničarske stroke glede na število prebivalcev:

  • število enot gradiva na prebivalca svojega območja,
  • število enot neknjižnega gradiva na prebivalca,
  • število enot gradiva na prebivalca (za krajevne knjižnice na področju z do 2000 prebivalci),
  • število enot prirasta gradiva na 1000 prebivalcev,
  • število enot prirasta neknjižnega gradiva na 1000 prebivalcev,
  • število enot prirasta gradiva na 1000 prebivalcev za območne knjižnice.

Kazalnike, ki jih določajo predpisi iz knjižničarske stroke za sestavo zbirke:

  • Razmerja glede naslovov strokovnega gradivain naslovov leposlovja,
  • Razmerja naslovov za mladino in naslovov za odrasle,
  • Obseg referenčnega gradiva v razmerju do naslovov gradiva za izposojo na dom.

Kazalnike, ki jih določa MKL za nadzorovanje poslovanja:

  • število aktivnih članov knjižnice glede na število vseh prebivalcev območja,
  • število izvodov za izposojo na prebivalca,
  • število izposojenega gradiva na prebivalca,
  • razmerje med izposojenimi izvodi in neizposojenimi izvodi,
  • obrat gradiva po krajevnih knjižnicah,
  • obrat gradiva po letih prirasta,
  • obrat gradiva po UDK,
  • obrat gradiva po posameznih naslovih,
  • identificiranje uporabe licenc elektronskih virov (potreba po dodatnih licencah / opustitev nepotrebnih licenc),
  • razmerje med aktivo in pasivo pri medknjižnični izposoji.

Kazalniki za merjenje vpliva članov na sestavo knjižnične zbirke:

  • razmerje med številom posredovanih predlaganih naslovov gradiva za nabavo in številom vseh nabavljenih naslovov,
  • razmerje med nabavljenimi naslovi gradiva po predlogu članov in izposojenimi naslovi tega gradiva.

b) Določanje kriterijev

Prvo skupino kriterijev za vrednotenje upravljanja knjižnične zbirke predstavljajo pogoji, ki jih za poslovanje knjižnice postavljajo predpisi, standardi in pravilniki.
Drugo skupino kriterijev določa knjižnica in z njimi opredeli, kateri rezultati pomenijo pozitivni trend poslovanja, večinoma v primerjavi na preteklo leto in obdobje zadnjih pet let. Pričakovane deleže v odstotkih knjižnica določi vsako leto v Programu dela in njihovo uresničevanje preveri v Letnem poročilu:

  • pričakovano gibanje števila novih članov;
  • pričakovano gibanje aktivnih članov;
  • pričakovano gibanje števila obiskov v knjižnico;
  • pričakovano gibanje števila izposojenega gradiva;
  • pričakovan prirast knjižnega gradiva za odrasle;
  • pričakovan prirast knjižnega gradiva za mladino;
  • pričakovan prirast neknjižnega gradiva za odrasle;
  • pričakovan prirast neknjižnega gradiva za mladino;
  • pričakovana razmerja med številom izposojenega knjižnega gradiva in neknjižnega gradiva;
  • pričakovano število naslovov serijskih publikacij.

Knjižnica pri postavljanju pričakovanih rezultatov in določanju gibanja poslovanja upošteva realne možnosti, ki jih ima v trenutnih razmerah.

c) Zbiranje podatkov

Knjižnica za vrednotenje upravljana knjižnične zbirke redno zbira podatke, navedene v nadaljevanju ter z ozirom na kategorizacijo svojih enot v knjižnični mreži.

Področje nabave, obveznega izvoda, darov in zamen
– Število zaloge po krajevnih knjižnicah:
Knjige
Neknjižno gradivo
Serijske publikacije

– Prirast gradiva po krajevnih knjižnicah:
Knjige
Neknjižno gradivo
Serijske publikacije

– Prirast gradiva po krajevnih knjižnicah (naslovi):
Strokovno gradivo
Leposlovno gradivo

– Prirast gradiva po krajevnih knjižnicah (naslovi):
Gradivo za mladino
Gradivo za odrasle

– Prirast gradiva po krajevnih knjižnicah (način nabave – naslovi):
Nakup
Obvezni izvod
Zamena
Dar

– Predlogi članov za nabavo gradiva (naslovi):
Realizirana nabava predlaganih naslovov gradiva.

– Gradivo za repozitorij
Knjige
Neknjižno gradivo

– Odpis gradiva po krajevnih knjižnicah (tipi gradiva – izvodi):
Knjige
Serijske publikacije
Neknjižno gradivo

Področje članov v krajevnih knjižnicah:
– Vpis:
Otroci do 15. leta starosti:
Novo vpisani člani
Aktivni člani

Odrasli člani:
Novo vpisani člani
Aktivni člani

– Obisk članov po krajevnih knjižnicah:
Otroci do 15. leta starosti:
Izposoja na dom
Izposoja v knjižnici
Obisk prireditev

Odrasli člani:
Izposoja na dom
Izposoja v knjižnici
Obisk prireditev

Področje izposoje po krajevnih knjižnicah
– Izposoja gradiva
Gradivo za odrasle:
Knjige
Serijske publikacije
Neknjižno gradivo

Gradivo za mladino:
Knjige
Serijske publikacije
Neknjižno gradivo

Obrat knjižnične zbirke z oceno obrata:
Obrat posamezne tematske skupine (postavitveni UDK) v vsaki krajevni knjižnici
Primerjava doseženega obrata z obratom iste tematske skupine v ostalih krajevnih knjižnicah

Področje medknjižnične izposoje
Aktiva – posojeno gradivo drugim knjižnicam
Pasiva – izposojeno gradivo iz drugih knjižnic

d) Vrednotenje

Knjižnica dobljene rezultate analizira in primerja s postavljenimi kriteriji. Po potrebi se odloči za dodatne specifične meritve, če pridobljeni podatki in rezultati zahtevajo natančnejšo analizo.

8.3 Evalvacija postopkov nabave

Z evalvacijo postopkov nabave ocenjujemo izvajanje nakupa in tekočega dopolnjevanja knjižnične zbirke z darovi, obveznim izvodom in zamenami ter realizacijo letnega načrta.

Evalvacija obsega:

  • nadzor postopkov kot jih navaja ta pravilnik;
  • mesečno preverjanje obsega tekočega prirasta v odnosu do letnega načrta;
  • mesečno preverjanje obrata tekočega prirasta;
  • mesečno preverjanje stanja sredstev za nakup knjižničnega gradiva po letnem načrtu;
  • ocena realizacije letnega načrta nabave gradiva v odstotnih deležih.

8.4 Evalvacija katalogizacije

Služba za obdelavo knjižničnega gradiva, ki vzdržuje knjižnični katalog COBISS, organizira redne postopke, s katerimi preverja kakovost vsebinske in formalne obdelave knjižničnega gradiva. Osnova teh postopkov je kontrola bibliografskih zapisov, kreiranih ali prevzetih v lokalni katalog v obdobju zadnjih dveh let.

9 VKLJUČEVANJE UPORABNIKOV V IZGRADNJO KNJIŽNIČNE ZBIRKE

Knjižnice so namenjene uporabnikom. Ob upoštevanju ostalih kriterijev, ki jih ima knjižnica za izgradnjo svoje zbirke, je cilj načrtovanja izgradnje knjižnične zbirke zadovoljstvo uporabnikov z gradivom, ki ga knjižnica nudi.
V kolikor knjižnica to omogoča in spodbuja, lahko uporabniki utečeno politiko izgradnje knjižnične zbirke do določene mere spreminjajo in nadgrajujejo.

Posredno uporabnike in potencialne uporabnike knjižnica pri načrtovanju upošteva tako, da pridobiva podatke o njih in njihovih potrebah s pomočjo:
– analize zunanjega lokalnega okolja knjižnice
– segmentiranja aktivnih uporabnikov knjižnice
– analize obiska in izposoje v knjižnici za določeno obdobje
– podatkov o obratu gradiva
– analize podatkov o medknjižnični izposoji
– opažanj o ponavljajočih se ali podobnih referenčnih zahtevah uporabnikov
– seznama pogosto rezerviranega gradiva

S pomočjo pridobljenih podatkov knjižnica sklepa o potrebnih ukrepih pri izgradnji knjižnične zbirke.

Neposredno se vpliv uporabnikov kaže v pozitivnem odzivu knjižnice na pobude, mnenja in konkretne predloge za nabavo gradiva, prejete od uporabnikov.

Prav tako uporabniki neposredno vplivajo na zbirko z darovi, s pomočjo katerih lahko knjižnica svojo zbirko obogati, oblikuje posebno ali domoznansko zbirko ali pa jo kot posebno storitev ponudi uporabnikom v dar ali odkup.

Knjižnica je dolžna posredovati uporabnikom informacije o knjižnični zbirki prek različnih medijev (tiskano gradivo, spletna stran, mobilne aplikacije, itd.)

Ob seznanitvi z obstoječo knjižnično zbirko imajo uporabniki za nabavo gradiva, ki ga v zbirki pogrešajo, možnost podati konkretne predloge:
-ustno,
-na tiskanem formularju,
-po elektronski pošti in
-preko elektronskega obrazca na spletni strani knjižnice.

O vključitvi predlaganega gradiva v zbirko se knjižnica odloči po svoji strokovni presoji in na predloge, opremljene s kontaktnimi podatki uporabnika, tudi argumentirano odgovori.
Knjižnica preverja zadovoljstvo uporabnikov s knjižnično zbirko tudi z občasnimi anketami, namenjenimi splošnemu ali ciljno usmerjenemu pregledu ustreznosti gradiva iz zbirke.

10 POLITIKA IN POSTOPKI REŠEVANJA PRITOŽB

MKL rešuje pritožbe uporabnikov v zvezi z nabavno politiko glede gradiva in uvršanjem oz. neuvršanjem v knjižnično zbirko.

Pritožbe, ki zadevajo konkretne naslove, rešujemo s pomočjo knjige želja bralcev, ki je dostopna uporabnikom na spletni strani v obliki elektronskega obrazca in v fizični obliki v vsaki enoti knjižnice. Obrazec vsebuje opozorilo, da bralec lahko poda konkretno sugestijo za nakup določenega gradiva, v domeni knjižnice pa je

  • dločitev o dejanski uvrstitvi v zbirko,
  • odločitev o številu nabavljenih izvodov,
  • odločitev o tem, v kateri izmed knjižnic bo gradivo dostopno uporabnikom.

Obrazec vsebuje tudi razdelek za druge pritožbe uporabnikov, ki zadevajo neko vsebinsko področje ali zvrst, ki jo v knjižnični zbirki pogrešajo. Na tovrstne pritožbe knjižnica odgovarja s strokovnimi argumenti.

 

Informacije, ki jih knjižnica pridobi s tem obrazcem, so v določeni meri pokazatelj stopnje zadovoljstva uporabnikov s knjižnično zbirko. Knjižnici je v interesu, da uporabnikom ponudi možnost, da se aktivno vključijo v izbor gradiva, vendar znotraj mej, ki so že začrtane z nabavno politiko MKL.

11 VIRI IN LITERATURA

  • Agee, J. (2007). Acquisitions go global: an introduction to library collection managemnet in the 21st century. Oxford: Chandos.
    – Baker, S. L., Wallace, K. L. (2002). The Responsive Public Library: How to develop and Market a Winning Collection. Englewood: Libraries Unlimited.
    – Barton, G. P., Relyea, G. E. i Knowlton, S. A. (2018). Rethinking the subscription paradigm for journals: using interlibrary loan in collection development for serials. College and research libraries, 79(2), 279–290.
    – Clarance, M. M. i Angeline, X. M. (2019). User opinion on library collections and services: a case study of branch library in Karaikudi. U Literacy skill development for library science professionals (str. 289–317). Hershey, PA: IGI Global. doi: 10.4018/978-1-5225-7125-4.ch015.
    – Clayton, P., Gorman, G. E. (2007). Managing information resources in libraries : collection management in theory and practice. London: Facet.
    – Elguindi, Anne, Schmidt, Kari. (2012) Electronic Resource Management. Witney: Elsevier Science & Technology, Chandos Publishing.
    – Evans G. E., Zarnosky Saponaro, M. (2005). Developing library and information center collections. Westport (Connecticut) ; London: Libraries Unlimited.
    – Flinchbaugh, Michelle. (2019). Transforming Acquisitions and Collection Services: Perspectives on Collaboration Within and Across Libraries. West Lafayette: Purdue University Press.
    – Guidelines for a Collection Development Policy Using the Conspectus Model. (2001). Pridobljeno 31.05.2012 s spletne strani: http://www.ifla.org.
    – Hughes-Hassell, S., Mancall, J. C. (2005). Collection Management for Youth: Responding to the Needs of Learners. Chicago: ALA.
    – IFLA/UNESCO Guidelines for Development. (2001). München: K. G. Sauer.
    – Johnson, P. (2004). Fundamentals of collection development & management. Chicago: American Library Association.
    – Johnson, P. (2018). Fundamentals of Collection Development and Management. Chicago: American Library Association.
    – Kelly, M. (2015). Collection development policies in public libraries in Australia: a qualitative content analysis. Public library quarterly, 34(1), 1–19. doi: 10.1080/01616846.2015.1000783.
    – Kodrič-Dačić, E. (2007). Uvod v izgradnjo knjižničnih zbirk. Knjižnica, 51 (1), str. 89-112.
    – Magrill, Rose M.; Corbin, John B. (1989). Acquisition Management and Collection Development in Libraries. London; Chicago: The American Association.
    – Novljan, S. (1995). Velikost knjižnične zbirke in njen vpliv na razvoj branja. Knjižnica, 39 (3), str. 45-59.
    – Novljan, S. (2001). Drugačno v splošnem. Knjižnica, 45 (1­-2), str. 99-120.
    – Petr Balog, K., Kuzmić, M. (2021). Prilozi metodologiji vrednotenja knjižničnih zbirki. Knjižnica, 64 (1­-2), str. 9-28.
    – Rampih, S. (2010). Nabavna politika v splošnih knjižnicah. Ljubljana: ZBDS.
    – Sešek, I. (2009). Zakaj potrebujemo pisni dokument o nabavni politiki. Šolska knjižnica, 19 (4), str. 261-271.

Številka: 010-2/2022-1
Datum: 12. 5. 2022

Mag. Teja Zorko
direktorica

Prenesi priponke: